Project Management

Tips para aprender a priorizar tareas

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Cuando nuestro día a día se compone de dos o tres tareas, es fácil identificar cuál es la más importante. Sin embargo, no ocurre lo mismo en los proyectos complejos, que se caracterizan por un alto volumen de acciones o incluso por albergar pequeños procesos dentro del mismo. ¿Cómo aprender a priorizar?

 

 

 

 

Aprender a priorizar tareas con estos consejos útiles

A esta cuestión han intentado dar respuesta distintos profesionales de la gestión de proyectos, pero lo cierto es que aún no existe un consenso claro. Cada caso es único, y por ello quienes los lideran deben buscar fórmulas propias para saber qué actividades priorizar a la hora de ejecutar un proyecto determinado.

Con todo y eso, sí que se puede hablar de consejos prácticos para cualquier contexto o circunstancia. Nos referimos a claves como:

  • Elaborar una lista donde figuren todas las tareas de nuestro proyecto. De lo contrario, ¿cómo aspiramos a liderar algo que no sabemos exactamente en qué consiste? Apúntalas todas, ya sea en un medio físico o en una herramienta digital, y en la medida de lo posible con la colaboración de tu equipo de trabajo.
  • Relacionar tareas y objetivos generales. Es una buena forma para detectar tareas injustificadas o que no aportan valor alguno a las cadenas productivas.
  • Establecer la perentoriedad de cada tarea, es decir, evaluar la urgencia que supongan para el conjunto del proceso. Lo más seguro es que encuentres tareas que pueden esperar, otras que debes realizar en un plazo corto y, claro, unas cuantas que tienen que ser ejecutadas ya.
  • Clasificar las tareas por categorías temáticas o grupos que guarden una relación específica. Aunque este método es propio de proyectos cuyas labores no guardan continuidad, es una buena alternativa para saber cuáles son las tareas principales asociadas a cada objetivo y cuáles tienen un carácter secundario o incluso terciario. A estas últimas se les denomina microtareas.
  • Delegar tareas en terceros, especialmente si se trata de acciones urgentes que no podemos realizar nosotros mismos. Los sistemas de gestión basados en la delegación dependen del nivel de liderazgo del Project Manager y del grado de eficacia de su estrategia de comunicación, pues a él le corresponden, entre otros, factores como la motivación y el compromiso.

 

¿Por qué es importante priorizar las tareas de un proyecto?

Priorizar no es solo una forma de dar mayor importancia a unas tareas que a otras. Es, antes que nada, una forma de organización y planificación.

El mayor enemigo declarado de la gestión de proyectos es la improvisación, un factor que debe evitarse de cualquier manera. Cuando la improvisación es el motor de un proyecto, están en juego su ejecución, la calidad de sus tareas, los plazos estimados, sus sostenibilidad y, por supuesto, su continuidad.

Priorizar, además, nos ayuda a tener una visión más clara de lo que queremos y de cómo podemos alcanzar los objetivos propuestos de forma eficaz, es decir, sacando el máximo provecho a los recursos humanos, técnicos y materiales que tenemos a mano.

 

Recuerda: priorizar es mucho más que descartar o posponer tareas. El secreto para hacerlo bien está en conocer a fondo el proyecto que lideramos y saber anticiparnos a las necesidades que puedan surgir en el camino.

 

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