Project Management

Estudio de viabilidad de un proyecto: cómo y por qué llevarlo a cabo

El estudio de viabilidad de un proyecto es un elemento inherente a todos ellos. No importa si se trata de una iniciativa de software, un proyecto educativo o uno de construcción. Analizar la viabilidad de un proyecto es más importante que planificar y para poder concluirlo resulta imprescindible llevar a cabo una investigación completa, que conduzca al conocimiento de si realmente el proyecto aportará los beneficios que se esperan de él. No es una simple formalidad burocrática, sino que es una herramienta necesaria para la toma de decisiones estratégica.

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Para llevar a cabo el estudio de viabilidad de un proyecto se precisa recopilar información suficiente para:

  • Identificar las limitaciones, restricciones y supuestos.
  • Detectar las oportunidades.
  • Analizar el modo actual de funcionamiento de la organización.
  • Definir los requisitos que configuran el proyecto.
  • Evaluar las distintas alternativas.
  • Llegar a un acuerdo sobre la línea de acción.

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La estructura del estudio de viabilidad de un proyecto

Para que el estudio de viabilidad de un proyecto sea efectivo, debe contar, al menos, con las seis siguientes partes:

1. Alcance del proyecto: contribuye a definir los límites y evitar desviaciones que alejen de los resultados esperados.

  • Hace alusión al propósito y se utiliza para definir el problema de la empresa que necesita ser resuelto o la oportunidad de negocio que se quiere aprovechar.
  • Debe definir el ámbito de aplicación de forma clara, concisa y precisa, para evitar confundir a los participantes del proyecto.
  • Tiene que informar sobre la estructura y partes de la empresa, incluyendo la designación de los participantes en el proyecto, la identificación del promotor y las áreas de los usuarios finales afectados por el mismo.

2. Análisis de situación: sirve para identificar las fortalezas y debilidades del enfoque actual.

  • Ayuda a comprender mejor el sistema y entender los mecanismos de desarrollo de cada entregable.
  • Facilita la introducción de cambios en las áreas donde son requeridos.
  • Permite definir directrices que pueden aplicarse a futuros proyectos, suponiendo un ahorro considerable en tiempo y dinero.
  • Debe emplearse como hoja de ruta y no como llamada a la acción, por lo que sus conclusiones se tienen que encuadrar en la planificación y no tomarse como prioridades a resolver de inmediato.

3. Definición de requisitos: esta etapa depende del objeto de la atención del proyecto y se nutre de la participación conjunta de integrantes del proyecto a diferentes niveles.

4. Determinación del enfoque: que representa la solución recomendada o curso de acción óptimo que concluirá en la satisfacción de necesidades.

  • Es imprescindible la valoración de las distintas alternativas de solución a cada problema.
  • Se plantea la idoneidad de uso de las estructuras existentes y de las alternativas.
  • Se establecen prioridades en base a su pragmatismo y viabilidad.

5. Evaluación de la viabilidad del proyecto: examina la rentabilidad del enfoque seleccionado.

  • Inicia con un análisis del costo total estimado del proyecto.
  • Se calcula también el coste de otras alternativas, aparte de la solución recomendada, con el fin de ofrecer una comparación económica.
  • Conviene completarla con un programa de proyecto que muestre la ruta del proyecto y las fechas de inicio y de final de las actividades en conjunto.
  • Culmina con el cálculo del coste total, aspecto esencial para poder determinar la viabilidad de un proyecto.
  • A este cálculo hay que añadirle un resumen de los costos y una evaluación en base a un análisis de costo - beneficio y de la rentabilidad de la inversión.

6. Revisión del estudio de viabilidad de un proyecto: todos los elementos anteriores se ensamblan en un estudio de viabilidad que debe someterse a una revisión formal en la que participen todas las partes involucradas. Este examen tiene dos propósitos:

  • Justificar el rigor y la precisión del estudio de viabilidad.
  • Tomar una decisión acerca del proyectos, aprobándolo, rechazándolo o solicitando una revisión del mismo o de alguno de sus aspectos.

Hay que recordar que el estudio de viabilidad de un proyecto es más una forma de pensar que un proceso burocrático. Para aumentar su usabilidad es importante que contenga suficientes detalles como para permitir continuar con la siguiente fase sucesiva en el proyecto, facilitando la aplicación de un análisis comparativo en la preparación de la auditoría del proyecto final que evalúe lo que se consigue entregar, en comparación con lo que se propuso en el estudio de viabilidad.

 

Razones para llevar a cabo el estudio de viabilidad de un proyecto

Además del enfoque de sentido común que el estudio de viabilidad de un proyecto aporta a la planificación del mismo, existen muchas otras razones que impulsan a las empresas a comprometerse con su elaboración. La realización de un estudio de este tipo es una buena práctica empresarial y su aplicación puede observarse en todos los negocios de éxito. Las organizaciones que menores cotas de fracaso de proyecto presentan tienen en común el haber dedicado el tiempo y los recursos necesarios a examinar a fondo todas las cuestiones y evaluar su probabilidad de éxito antes de iniciar el siguiente proyecto. Además de minimizar el riesgo, el estudio de viabilidad les ayuda a:

  • Centrarse en el proyecto en sí y obtener una perspectiva más completa de las distintas alternativas.
  • Descubrir nuevas alternativas de negocio o formas de optimizar resultados.
  • Identificar oportunidades de innovar, a través del proceso de investigación.
  • Detectar los signos que advierten de que es mejor no continuar y las razones que justifican esta cautela.
  • Aumentar la probabilidad de éxito al descubrir los distintos factores que, desde el principio, podría afectar al proyecto y perjudicar a sus resultados.
  • Contar con información de calidad para llevar a cabo una toma de decisiones basada en datos objetivos y fiables.
  • Disponer de documentación completa, fruto de la investigación a fondo que la empresa ha llevado a cabo en diferentes áreas.
  • Asegurar la financiación de las instituciones de crédito y otras fuentes monetarias.
  • También contribuye a atraer inversión de capital, uno de los beneficios más aplaudidos del estudio de viabilidad de un proyecto.

 

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