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Estrategias ante las Amenazas en Proyectos

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En post anteriores tratamos en detalle qué entendemos por RIESGO en la gestión de los proyectos, y también algunos consejos para tratar los peligros de la incertidumbre de forma práctica. Si recordáis,

definíamos “riesgo” como un hecho o condición incierta que, si ocurriese, tendría un efecto positivo (oportunidad) o negativo (amenaza) sobre al menos un objetivo del proyecto (rentabilidad, funcionalidad, plazo, coste, calidad, entre otros).

El concepto de riesgo está asociado, por un lado, a la probabilidad de que llegue a producirse el hecho incierto; y por otro, al impacto del mismo sobre los resultados del proyecto (magnitud de los retrasos, sobrecostes o rebajas en calidad o rentabilidad, entre otros).

Es obvio que normalmente nos va a preocupar, en primer lugar, el “riesgo” entendido como amenaza. Aquellos peligros que se ciernen sobre nuestros objetivos, y nuestra responsabilidad como Project Managers es… gestionarlos activamente. Y para ello nos centraremos en qué estrategias podemos adoptar frente a ellos.

Existen cuatro estrategias que abordan las amenazas o los riesgos que pueden tener consecuencias negativas sobre los objetivos del proyecto en caso de materializarse, y son:

  1. Evitar
  2. Transferir
  3. Mitigar
  4. Aceptar

Cada una de estas estrategias de respuesta a los riesgos tiene una influencia variada y única sobre la condición del riesgo. Veamos qué significa cada una de ellas:

 

  • Evitar: cambiar las condiciones originales de ese evento, para eliminar totalmente el riesgo identificado.

 Por ejemplo, si traer una tecnología importada traerá graves problemas en el equipo que desarrolla el proyecto, “evitar” sería desestimar la utilización de esa tecnología y reemplazarla por alguna otra. Otro ejemplo sería la estrategia de evasión más drástica, que consiste en terminar por completo el proyecto, o ni tan siquiera emprenderlo. Algunos riesgos que surgen en etapas tempranas del proyecto se pueden evitar aclarando los requisitos,  obteniendo información, mejorando la comunicación o adquiriendo experiencia.

 

  •  Transferir: trasladar el impacto negativo del riesgo hacia un tercero.

Por ejemplo, contratar un seguro, o colocar una penalidad en el contrato con el proveedor. La transferencia de un riesgo simplemente confiere a una tercera parte la responsabilidad de su gestión, pero no lo elimina, lo cual implica que este riesgo ha de ser observado con detalle. La transferencia de la responsabilidad de un riesgo es más eficaz cuando se trata de riesgos financieros. Las herramientas de transferencias pueden ser diversas e incluyen seguros, garantías de cumplimiento, fianzas, etc.

 

  •  Mitigar: llevar a cabo acciones concretas que disminuyan, o bien la probabilidad de aparición de la amenaza, o bien su impacto si acaba materializándose.

 Esta estrategia se enfoca a disminuir la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto de los riesgos identificados a un umbral aceptable. No habremos eliminado el riesgo, ni estará transferido, pero podemos “convivir” con su presencia puesto que su magnitud es menor a la inicial.

 

  • Aceptar: no cambiar el plan original.

Una aceptación activa consiste en dejar establecida una política de cómo actuar en caso que ocurra el evento negativo. Por ejemplo, instrucciones de cómo seguir el trabajo en caso que exista un corte de energía. Mientras que una aceptación pasiva consiste en no hacer absolutamente nada con algún riesgo identificado.

 

Las estrategias de evitar, mitigar y transferir habitualmente son eficaces para riesgos críticos de magnitud alta, mientras que aceptar normalmente es buena estrategia para amenazas menos críticas y con menos impacto global, en las que tratar de tomar acciones podría ser incluso más costoso que el propio problema si aparece.

Ante un listado de amenazas identificadas en vuestro proyecto, os aconsejo que tengáis presente estas cuatro posibilidades, y diseñéis estrategias específicas de respuesta para cada uno de ellas. ¿Qué experiencias tenéis en este sentido? ¿Cuál es vuestra estrategia preferida y que consideráis más efectiva en vuestro sector? ¡Espero comentarios!

 

Escrito por: Marc Barà

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