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Cinco pasos clave para establecer una metodología de gestión por proyectos

En muchas organizaciones, sobre todo pequeñas y medianas, se está planteando el reto de establecer una manera de gestionar los proyectos que produzca mejores resultados. Sean casos donde la organización ha crecido, y por tanto haya que atacar proyectos de mayor envergadura, o porque el entorno se ha vuelto más complejo, o porque cada vez se venden más “proyectos” a medida, en lugar de productos, se ven en la necesidad de “profesionalizar” su gestión por proyectos. Surge pues la idea de “implantar una metodología”, en este caso para la gestión por proyectos, típicamente con la intención de que aplicando “algo estándar” (como A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide), CMMI, PRINCE2, etc.) sea suficiente. Y con la expectativa de que, a partir de ese momento, se van a solucionar los problemas existentes y los nuevos proyectos, bajo la nueva metodología, todos van a cumplir hitos de tiempo y objetivos de coste.

Y “metodología” es una de esas palabras que muchas veces se utiliza de manera que proporciona menos de lo que promete. Una metodología es un conjunto de prácticas, procedimientos, y reglas utilizadas por aquellos que trabajan en una disciplina; es decir, es un conjunto de métodos de trabajo. Pero una metodología es algo más que un conjunto de métodos, es un marco que tiene sentido. ¡Para cada organización, o unidad de negocio, será distinta!

Produce mucha confusión el asignar a alguien la tarea de establecer una metodología sin tener claro para qué sirve ni qué es lo que conlleva. Como en cualquier proyecto, y establecer una metodología es un proyecto, el paso más crítico para el éxito es: definir los requisitos.

Una metodología estandariza la estructura de la gestión de proyectos, secuencia las fases, describe las mejores prácticas para que se puedan predecir y repetir cosas y se utilicen los recursos más eficientemente. Esto reduce también la probabilidad de sobrepasar el coste y el tiempo promoviendo la programación basada en entregables.

Es curioso, pero muchos de los elementos de una metodología ya existen en esa empresa que se plantea su implantación. Así, las primeras tareas deberían consistir en averiguar lo que ya funciona bien, y dónde se encuentran los gaps entre lo que ya tenemos y lo que es necesario.

Se pueden concretar cinco pasos para establecer una metodología:

  1. Mapear lo que funciona ya en términos de prácticas, procedimientos, métodos y procesos.
  2. Hacer un benchmark de cómo se gestionan los tipos de proyectos y actividades que lleva a cabo tu organización. Siempre habrá estándares y métodos prácticos particulares para sectores de la industria.
  3. Definir los procesos que supondrán mejoras en la práctica de gestión de proyectos en tu organización. Esos procesos pueden estandarizarse para todos los proyectos mediante reglas, plantillas y procedimientos. El establecimiento de medidas que reflejen si se están implementando o no los procesos, y ligándose o no a recompensas, juega un papel principal en el cambio cultural hacia una organización orientada a proyectos.
  4. Documentar todos los procesos y sus componentes: plantillas, procedimientos, La compilación resultante de principios, procesos y herramientas puedes denominarla tu metodología.
  5. Reevaluar y refinar un proceso iterativo. Los componentes de la metodología serán revisados de forma periódica, actualizados y cambiados cuando sea necesario. Esta es una evolución continua, según la organización madura en la práctica de la gestión de proyectos. Una metodología no debería ser estática. Cualquier metodología debería verse como un conjunto de documentos, describiendo un conjunto vivo de procesos. Una de las funciones principales de la oficina de proyectos es capturar lecciones aprendidas y sugerencias para mejorar los procesos de gestión de proyectos de los profesionales que dirigen dichos proyectos y así mejorar de forma continua la metodología.

Una metodología puede ser considerada como un mapa que lleva al equipo de proyecto de un punto ‘A’ a un punto ‘B’ durante el curso de un proyecto. Es una colección de las mejores prácticas y de procesos repetibles, que incluye piezas clave de información, para ayudar al éxito del equipo de proyecto.

Hay dos cualidades que son características de las metodologías con éxito:

  1. Que estén basadas en estándares reconocidos.
  2. Que sean flexibles y adaptables.

Cada organización es única y necesita enfocar los proyectos de forma diferente debido a sus procesos internos; y los diferentes proyectos requerirán que la metodología sea escalable: la organización puede añadir sus propias actividades en una metodología y proporcionar guías a los usuarios acerca de qué procesos usar para los diferentes tamaños y tipos de proyectos.

  Escrito por Marc Bara.

PMBOK is a registered mark of the Project Management Institute, Inc.

 

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