El diagrama de Ishikawa aplicado a la gestión de proyectos

Recuerdo cuando inicié mi carrera como profesor de Escuela de negocios en la disciplina de Project management, que el primer módulo que impartí fue el de gestión de la calidad. A nivel teórico tenía muy buena base, pero a nivel práctico no había podido profundizar demasiado en la materia.

Por ello, una de las primeras cosas que me planteé fue preguntar a mi círculo profesional sobre algunas de las técnicas que debía explicar, pero que no había tenido la oportunidad de contrastar personalmente. La búsqueda no fue del todo buena, así que indagué a partir de bibliografía especializada. Y uno de los puntos que más me interesó, por su utilidad y facilidad de uso, fue justamente el diagrama de Ishikawa, también conocido como Fishbone o espina de pez por la forma que adquiere a medida que lo vamos desarrollando. 

¿Qué es el diagrama de Ishikawa?

No es más que un diagrama causa-efecto por las relaciones que muestra. Este diagrama permite mostrar, de una forma esquemática, las relaciones entre diversas causas y un efecto o consecuencia. Tradicionalmente se utiliza para establecer la relación entre las causas de un problema y el problema.

El desarrollador de esta técnica fue Kaoru Ishikawa, considerado como el padre de la calidad en Japón. Según él, el 90% de los problemas pueden ser resueltos con las siete herramientas básicas del control de calidad. En realidad, estas herramientas no son “exactamente” siete. El número proviene de la mitología japonesa (como en muchas otras culturas, en Japón el número 7 también es un número mágico). Los samuráis van a la batalla con siete armas y los trabajadores participantes en un círculo de calidad se enfrentan a los problemas con siete herramientas. Por este motivo, se pueden encontrar en la literatura del tema listas de siete herramientas que no coinciden entre ellas. 

Ishikawa fue uno de los impulsores de los círculos de calidad, que nacieron en 1962 en Japón para poner en práctica las siete herramientas y otras técnicas que Ishikawa iba publicando de manera periódica. Las siete herramientas son, básicamente, las que se indican: el formulario de toma de datos, el brainstorming, el diagrama de Pareto, el diagrama causa-efecto (del que hablamos en este blog), el histograma, el gráfico de control y el análisis de la correlación.

Las 6M de Ishikawa

Esta poderosa técnica de identificación de causas a ciertas dificultades puede combinarse con las 6 "M", herramienta que propone la clasificación de las causas de la variación de los procesos en seis conjuntos cuyos nombres empiezan, en inglés, por la letra "M". 

Estos seis conjuntos son: 

1. Man (persona). 

2. Máquinas y herramientas. 

3. Materiales y componentes. 

4. Métodos (procedimientos e instrucciones). 

5. Medidas de Control (y los elementos asociados, como instrumentos, métodos de control, etc.). 

6. Medio, entendido como el entorno, tanto físico (temperatura, ruido, etc.) como el cultural o sociológico.

Está claro que el uso del diagrama de Ishikawa no se limita al desarrollo de las 6M, pero es un buen punto de partida que nos permite visualizar de forma global todas las categorías de causas a un cierto problema. Ciertamente, caeremos en una de las seis ramas que representan.

El uso de diagramas en la gestión de proyectos

La utilización de esta herramienta puede permitir a grupos de muy diversa índole representar de una forma gráfica las relaciones causales que consideren. Todo problema ("efecto") puede tener múltiples causas. El diagrama Causa - Efecto permite que nos podamos construir un "esquema mental" para comprenderlo. 

Analizamos las causas de un problema recurrente en muchos proyectos: el incumplimiento de los plazos planificados en ciertos hitos. Y lo hacemos categorizando las causas por naturaleza: externas, internas y organizacionales. Fijémonos que en cada caso generamos ramas o espinas que se desdoblan en planteamientos más concretos.

Por ejemplo, como causa externa podemos hablar de las condiciones meteorológicas; como causa interna los cambios constantes en el alcance de producto; y como causa organizacional la política de selección de los proveedores que emplea nuestra compañía, la cual genera demoras en la contratación.

Está claro que tras la identificación viene una fase importante de análisis de cada causa, pero es evidente que un registro amplio de incidencias es sumamente útil para establecer el marco de referencia. Nos da una óptica general del problema, desgranada por categorías que a su vez permiten fijar interrelaciones entre causas.

Pasos para preparar un diagrama causa-efecto

En los términos fijados hasta ahora, podemos establecer los pasos que nos permiten generar un diagrama de Ishikawa a partir de los siguientes puntos:

• Definir y determinar de forma clara el problema que queremos resolver. 
• Identificar los factores más relevantes que influyen en el problema a resolver. Aparecerán en los extremos de lo que podríamos definir como «espinas» principales o primarias. Es frecuente el uso en los procesos productivos de las 6M'S, mencionadas anteriormente. 
• Determinar y analizar de una forma ordenada y estructurada las causas y las causas de las causas, o sub-causas, que originan el efecto, de acuerdo con los factores más importantes que hayamos seleccionado. 
• Una vez concluido el análisis y estudio de causas, es aconsejable realizar una reflexión para evaluar si se han identificado todas las causas (sobre todo si son relevantes) y comprobar que hemos utilizado los factores correctos. En caso contrario, se añadirán las causas y factores que falten o sean necesarios. Aquí podemos combinar la herramienta con otras técnicas de identificación como la tormenta de ideas, Delphi o entrevistas, entre otras.
• Toma de datos acerca de las diversas causas del problema. Esto permitirá sacar unas conclusiones finales y aportar las soluciones más aconsejables para resolver y controlar el efecto estudiado.

Por tanto, el diagrama de Ishikawa ayuda en la identificación de las causas de un problema, lo que permite determinar el origen y llevar a cabo las acciones adecuadas para poder resolverlo de raíz.

Beneficios de aplicar el diagrama de Ishikawa en la gestión de proyectos

Este punto lo hemos ido viendo a lo largo del presente blog y las ventajas son muy evidentes desde una óptica de gestión integral. La obtención de grupos de causas a nivel global permite dar una alta visibilidad a los problemas, que a su vez pueden ser jerarquizados según la urgencia que presentan. El desarrollo a lo largo de todo el proyecto también facilita estrategias que mejoren los procesos de trabajo.

Pero el secreto principal de esta herramienta, bajo mi punto de vista, es la facilidad en su desarrollo. No se requiere de software específico, es gráfico, visual y sencillo de representar. Además, como vimos en los pasos para su preparación, invita al trabajo en equipo, genera consenso y visualiza objetivos comunes.

Por todo ello, se trata de una técnica reconocida en el sector que es ampliamente utilizada no solo dentro del área de conocimiento de la calidad, sino también en identificación de riesgos, donde el agrupamiento por categorías facilita la generación de causas y sub-causas a determinados incidentes.

Determinar la metodología que se utilizará en los proyectos será vital, este tema y muchos más los podrás conocer en el Máster en Project Management.