Project Management

Mejores prácticas para controlar el presupuesto de un proyecto

Mejores prácticas para controlar el presupuesto de un proyecto

La elaboración del presupuesto de un proyecto es uno de los componentes claves de su gestión. Esta tarea implica grandes dosis de dificultad, que llega de la mano de las limitaciones, la incertidumbre y también de las presiones adicionales a cada organización se enfrenta hoy en día. Al confeccionar el presupuesto de un proyecto, el punto de partida suele coincidir con el planteamiento de algunas cuestiones como ¿Cuál va a ser el coste del proyecto? ¿Se han contabilizado todos los elementos, incluyendo horas de trabajo, equipos, recursos externos, etc.? ¿Es viable el proyecto? ¿Es posible cumplir con la entrega dentro del presupuesto? La precisión con que se calcule el presupuesto de un proyecto puede determinar sus posibilidades de éxito, ya que el simple hecho de completar la ejecución dentro del plazo predeterminado y alcanzar las metas fijadas no debe considerarse un éxito si el proyecto no ha conseguido satisfacer sus necesidades presupuestarias.

 

Cómo mantener el presupuesto de un proyecto a raya: mejores prácticas

Existen cinco recomendaciones esenciales para no tener que lamentarse por haberse excedido el presupuesto de un proyecto. Son las siguientes:

1. Mantener una frecuencia adecuada de revisión y previsión presupuestaria: se trata de evitar el alcanzar una posición de no retorno. Las revisiones y análisis de pronósticos permiten asegurar que el consumo del presupuesto no supera el ritmo óptimo, permitiendo implementar modificaciones si se necesita corregir alguna tendencia que puede terminar resultando perjudicial.

2. Gestionar el alcance: las propuestas de cambio pueden causar enormes problemas para un proyecto y son una de las causas más comunes de los sobrecostes. El trabajo no planificado implica gasto inesperado, algo que puede causar estragos en el presupuesto prediseñado. Administrar el alcance del proyecto implica, no sólo disponer de un plan de contingencias, sino también un plan de gestión del cambio que asegure el control necesario para mantener el presupuesto de un proyecto en orden.

3. Comunicar: la comunicación es clave en cualquier situación y no es diferente cuando se trata de presupuestación. Es importante que los miembros del equipo de proyecto estén informados acerca de la realidad en materia de presupuesto y conozcan los límites y su responsabilidad al respecto. La colaboración de todos es la mejor forma de evitar desequilibrios y perdidas de alineación.

4. Monitorizar riesgos y problemas: es importante hacer un seguimiento de todos ellos, ya que así se consigue reducir su grado de impacto sobre el presupuesto del proyecto. Es casi imposible mantenerse alejados de los riesgos y problemas, sin embargo sí que se puede tener un plan en marcha para estar preparado por si surgen.

5. Evaluar el aprovechamiento de los recursos: los recursos asignados son, en definitiva, donde se consume la mayor parte del presupuesto de un proyecto. Es esencial examinar los recursos y habilidades de cerca para asegurarse de que los primeros están siendo plenamente utilizados y que la asignación de recursos es la óptima. Tanto el presupuesto como el control financiero del proyecto deben ser gestionados de manera proactiva. Llevar un control firme sobre el presupuesto de un proyecto asegura que se mantiene dentro de la previsión establecida desde el principio, reduciendo la posibilidad de aparición de sorpresas desagradables.

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