Project Management

¿Qué debes saber sobre el stakeholder management?

 Piensa en tus stakeholders como en las personas más importantes de tu proyecto. Son, en conjunto, los afectados por las acciones que llevas a cabo durante la gestión de tu proyecto. Solemos pensar en el cliente como único implicado.

Es más, solemos reducir la figura de nuestro “cliente” al interlocutor con el que habitualmente tratamos en el lado de nuestro cliente. Sin embargo, si lo piensas bien, tu listado de stakeholders puede incrementarse considerablemente y debes tenerlos a todos en cuenta para evitar riesgos durante el desarrollo de tu proyecto.

 

Elabora tu lista de stakeholders

  1. Tu cliente: no pienses solo en tu interlocutor directo, piensa también en quien toma las decisiones. En el cliente, muchas veces hay varias personas que se ven influenciadas por tu proyecto de manera distinta. Quien ha tomado la decisión de contratarte, normalmente el jefe de negocio o del departamento para el que prestas servicios dentro de la empresa del cliente – y con el que no hablarás a menudo – más el gestor o gestores con los que tratas en el día a día. Piensa que pueden tener intereses distintos y tendrás que tenerlos todos en cuenta. También, en proyectos complejos, pueden verse afectadas otras áreas de negocio dentro de la empresa cliente.
  2.  Tu equipo: son las personas que realizarán el proyecto bajo tu supervisión, por lo que son implicados muy directos. Deberás motivarles y hacerles comprender la importancia de su papel para el éxito conjunto.
  3. Tus proveedores: deben cumplir tus plazos y formar parte de tu equipo como si fueran tus empleados. Conseguir estos compromisos en los proveedores a veces es complicado, pero de ello depende que se produzcan riesgos en el alcance o en el calendario de tu proyecto.
  4. Tus jefes: por desgracia no trabajas para ti. Debes reportar a tu supervisor, que tendrá también sus propias motivaciones en relación con el proyecto. Puede que sea estratégico para él y su éxito o fracaso dentro de la compañía dependa del resultado del proyecto.
  5. Usuarios finales: en caso de proyectos destinados al consumidor final, aunque trabajas bajo requerimientos de tu cliente tendrás que tener también en cuenta las necesidades de los clientes de tus clientes; los usuarios finales a los que va destinado tu producto. Eso te permitirá asesorar mejor a tu cliente y no cometer errores.
  6. Gobierno: cuando estás realizando un proyecto o servicio que debe cumplir requerimientos legales específicos, no puedes olvidarte de ese aspecto. De lo contrario tu proyecto puede fracasar estrepitosamente.

Gestiona tus stakeholders con la metodología de stakeholder management

Una de tus responsabilidades como gestor de proyectos es controlar las expectativas de todo este listado de stakeholders. Es importante que analices la influencia de cada uno de ellos en el proyecto y desarrolles estrategias para comunicar la información adecuada en el momento adecuado y por el canal más óptimo. De esta forma crearás una atmósfera fluida entre todos, ya que todos verán sus necesidades de información sobre el desarrollo del proyecto y sus expectativas cubiertas. Sigue los siguientes pasos:

  1. Decide qué información necesita cada uno. Ten en cuenta las sensibilidades propias de cada colectivo, para no desvelar información sensible que pueda arruinar tu proyecto.
  2. Valora los riesgos de insatisfacción de cada stakeholder y el impacto de su apoyo en el proyecto. De esta forma podrás priorizar.
  3. Establece dentro de tu calendario diferentes hitos con los momentos del proyecto en los que la vas a proveer.
  4. En este calendario, pon especial cuidado en hacer seguimiento de aquellos stakeholders que producen un mayor impacto en el proyecto. Para ellos elabora estrategias de comunicación más frecuentes y personales. Encárgate tú mismo de esas comunicaciones.
  5. Para el resto de stakeholders, cuyo impacto es menor pero también requieren ser gestionados, delega en miembros de tu equipo la gestión. De esta forma podrás concentrarte en lo más importante.

Con una gestión adecuada de los stakeholders podrás construir relaciones duraderas y coaliciones que favorecerán el éxito de tu proyecto. Tus stakeholders te apoyarán y probablemente te “salvarán” en más de una ocasión.

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