Project Management

Los 7 principios del éxito en un proyecto

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No existen recetas mágicas para lograr el éxito en un proyecto aunque sí que se pueden aplicar algunas normas que facilitan la consecución de objetivos, contribuyen al ahorro en costes y ayudan a conseguir la satisfacción del cliente. Todo Director de Proyectos debe conocerlas ¿sabes cuáles son? 

 

Los 7 pasos hacia el éxito en un proyecto

El responsable de la gestión de un proyecto ha de combinar determinación y flexibilidad; sentido común y arrojo y, además, alcanzar las metas fijadas a pesar de las limitaciones de que adolece toda iniciativa de este tipo. Para acompañarle en su complicada misión, serán de gran ayuda las 7 reglas que se exponen a continuación, imprescindibles para avanzar hacia el éxito en un proyecto:

1. Una clara definición de éxito: no se puede alcanzar el éxito si no se sabe qué forma adquiere. El éxito del proyecto se debe definir en términos que sean significativos parael negocio. No basta con limitare a expresar la relación entre tiempo, presupuesto y requisitos. Aunque se trate de aspectos importantes no resultan suficientes. Hay que añadir la propuesta de valoresperado del proyecto, que es la que conducirá los esfuerzos, desde la motivación, hacia la consecución de las metas; en otras palabras, hacia el éxito en un proyecto.

2. Voluntad suficiente para tomar decisiones impopulares: tomar decisiones difíciles sobre los recursos y las prioridades del proyecto puede ser complicado para algunos administradores de proyectos de TI que quieren agradar a todo el mundo y que quieren creer, como todo el mundo, que el proyecto va a funcionar a pesar de todo. Sin embargo, la realidad prueba lo contrario y demuestra que a veces hay que apostar por una decisión con la que no todos estarán de acuerdo.

3.Formación orientada al usuario final: la capacitación delos usuarios finales en cualquier nuevo sistema es un factor de éxito evidente. Pero, con demasiada frecuencia, las implementaciones de sistemas fallan, no porque estén entregados tarde o porque excedan el presupuesto designado, sino porque los usuarios finalesno han sido entrenados adecuadamente. En consecuencia, no adoptan el nuevo sistema y el resultado se aleja de a cobcepción de éxito en un proyecto.

4. Completa definición de funciones y responsabilidades: a veces, laspersonas que participan en un proyecto no comprenden sus funciones y responsabilidades porque nadie las ha definido. Cuando los miembros de los equipos no entienden cuál es su papel no pueden cambiarel curso del proyecto y optimizarlo. En consecuencia, no aportanvalor y, además, existe el riesgo de que los proyectos puedanfallar.

5. Transparencia en los flujos de trabajo: cuando se asegura un entorno de trabajo de estas características, , cada persona involucrada enel proyecto sabe exactamente cuál es su papel, así como en qué consiste la aportación del resto de personas a todos los niveles. Este enfoque ahorra tiempo y mejora la calidad del proyecto.

6. Documentación adecuada: sin la debida documentación, los equipos de proyecto no pueden capturar los requerimientos funcionales y técnicos adecuados para su desarrollo y ejecución. El resultado sería una desmedida inversión en tiempo, dinero y esfuerzo por parte del equipo del proyecto que no tendría su correspondencia en los resultados, al no cumplir éstos con las expectativas de los usuarios finales. La falta de documentación crea incertidumbre, ésta confusión y las consecuencias de una situación de este tipo son los conflictos, retrasos y sobrecostes. Lo contrario al éxito en un proyecto.

7. Control de calidad: debe ser iterativo y no planificarse exclusivamente para tener lugar al final del proyecto. Además, para que se produzca en condiciones óptimas, el Director de Proyecto debe ser conocedor del tipo de prueba de control de calidad idónea aplicable a cada caso concreto.

 

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