Project Management

¿Cómo tratar con demasiados responsables en la toma de decisiones?

¿Cómo tratar con demasiados responsables en la toma de decisiones?

 En primer lugar, intenta que esto no ocurra. Es altamente recomendable para tu salud mental que el número de personas que toman decisiones en los proyectos que gestionas sea el mínimo posible. No siempre lo conseguirás, pues a medida que la envergadura y complejidad de un proyecto aumenta, también lo hace el número de implicados en la toma de decisiones de manera proporcional. Este aumento de decisores hace, a su vez, aumentar la complejidad de la gestión del proyecto.

En algunos momentos necesitarás reunir el consenso suficiente para llevar a cabo una acción decisiva para el proyecto, sobre todo cuando ésta implica un alto riesgo. Esto requerirá de tus mejores dotes de persuasión y capacidad de negociación, dos habilidades que deberías comenzar a trabajar desde ya. La cuestión es, ¿cómo se hace?

Implica a las personas adecuadas

Primero observa qué problema tienes encima de la mesa y decide si requiere de una decisión autocrática o es mejor buscar varias opiniones entre tus colaboradores. Lo primero es más rápido y te permitirá avanzar en el proyecto de forma resolutiva, desbloqueando etapas en las que te puedes haber quedado encallado. Esto es algo muy recomendable en casos de emergencia, donde se necesita una decisión en el momento para que el problema no se haga más grande. La parte negativa es que pueden suceder dos cosas; en primer lugar que tus clientes, jefes u otros implicados en el proyecto no acepten esta decisión – ya que no han participando en ella – y que tus colaboradores se desmotiven porque no participan lo suficiente cuando se toman demasiadas decisiones de este tipo. Lo contrario sucede cuando se implica a demasiadas personas en la toma de una decisión. Hace falta tiempo para explicar cuál es el problema, valorar las posibilidades, que cada uno se cree una opinión con criterio, decida cuál es su decisión y luego generar el consenso entre puntos de vista divergentes. Demasiado difícil y costoso en determinados momentos. Teniendo esto en cuenta, para cada decisión haz una lista de las personas que deberían implicarse en tomarla y por qué. Puedes aún consultar las opiniones de más personas, pero ten claro cuál es la opinión que resultará decisiva.

 

Explica bien cuál es el problema

¿Crees que con esto ya está? Te equivocas. Una vez hecha esta lista, tendrás que dedicar tiempo a reunirte con esas personas para explicarles todas las vertientes de la decisión que tienen que tomar y las  consecuencias de decantarse por una opción u otra. Tu misión es darles la información suficiente y necesaria para que puedan crearse un criterio y tomar la decisión correcta. Si son varias las personas que van a decidir, explica cuál será el proceso. ¿Unanimidad? ¿Mayoría? Si puedes, reduce la cuestión a una respuesta tipo sí/no, para simplificar la decisión. Esto hará que el proceso sea mucho más sencillo. Si no es posible, entonces redúcelo a un número limitado de opciones (a, b, c).

 

Toma de decisiones

Cuando ya estás en el momento en que una de las opciones es la preferida por la mayoría, deja que surjan las posibles objeciones. Si las combates durante el proceso de toma de decisiones, no te estallarán después. Cuando las objeciones son demasiado fuertes, estudia si hay alguna posibilidad de hacer cambios para que la opción preferida alcance el consenso suficiente. Aquí entra en juego la negociación y tu capacidad de persuasión para que, las personas que están en contra de la decisión mayoritaria, terminen aceptándola.

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