Project Management

Ventajas de crear un modelo de presupuesto

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Elaborar un presupuesto es una actividad que requiere de precisión, análisis y claridad. De este documento dependen, como bien se sabe, las estimaciones que sobre un asunto en concreto se realizan para su buena ejecución. En campos como el político o el financiero, su papel es doblemente importante: fijan las prioridades y los valores con los que instituciones u organismos operan. El ejemplo más cercano lo encontramos en las partidas presupuestarias que cada ayuntamiento define al inicio del año: qué, cómo, cuándo y dónde se realizan las inversiones que provienen de los impuestos de los ciudadanos. Pero así como todos los proyectos son distintos, también lo son los modelos que existen de presupuestos. Las principales diferencias de éstos obedecen al tipo de actividad que se incluye en ellos (compra-venta, comportamiento financiero, áreas de inversión de un gobierno, etc.), la naturaleza de la misma y el alcance que se le quiera dar al cálculo que se obtiene al final del proceso de diseño del documento.

 

Tipos de modelos. ¿Qué presupuesto quiero?

Como ya hemos dicho, el tipo de cálculo que vayamos a realizar define el presupuesto. En función de esto, existen dos clases básicas de enfoque:

a) Incrementales: son los presupuestos que toman como referencia los cálculos que se realizan en períodos de tiempo anteriores. Es decir, que necesitan una continuidad, como es el caso de las administraciones estatales o gobiernos. En los Estados Unidos, por ejemplo, el sistema de asignación de recursos goza de tal estabilidad que cada una de las dependencias puede saber los montos correspondientes con la sola elaboración de un presupuesto.

b) De base cero: por el contrario, en esta categoría se ubican los presupuestos que no miran al pasado. Puede ser porque la estimación se realiza por primera vez o porque no guarda relación con las anteriores.  

 

Beneficios de elegir un modelo presupuestario

Puede decirse, incluso, que el primer paso en la elaboración de un presupuesto consiste en elegir el enfoque adecuado. Esto ayudará a suplir las necesidades que cada cálculo requiera y las expectativas de quienes lo realizan. Además de esto, es posible nombrar otras ventajas que resultan de elegir un modelo de presupuesto adecuado con el tipo de estimación requerida:

  • Permite una mejor descripción de la operación, sea cual sea su naturaleza. Un enfoque de presupuesto es el adecuado cuando el documento pone de manifiesto todo lo relativo a la estimación. La idea es no dejar cabos sueltos: ni decir más de lo que se necesita ni omitir información relevante.
  • Evita futuros baches en cuanto a cálculos. Cuando un modelo de presupuesto no define con claridad y precisión el cálculo realizado, lo más probable es que salgan a flote elementos que no estaban previstos inicialmente. Esto implicaría un aumento en los recursos y, por lo tanto, en los costes totales.
  • Facilita las estimaciones en cadena, es decir, en aquellos casos en que las tareas están ligadas a otras que sucedieron antes o que se realizan simultáneamente.
  • Contribuye a afianzar la imagen corporativa, sobre todo para las empresas que emplean el presupuesto como una carta de presentación ante clientes, proveedores o terceros. La forma de hacer un presupuesto también habla del carácter de la compañía. Emplear un mismo modelo ayuda a estandarizar las operaciones.

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