Project Management

La mejor herramienta para el Diagrama Gantt: de Excel a MS Project

Hoy día ya no es necesario armarse de lápiz y papel para hacer un Diagrama Gantt. Existen muchos paquetes de software diferentes dedicados a la gestión de proyectos, algunos son gratuitos, otros de pago y, la mayoría, incluyen opciones de Diagrama Gantt. Independientemente del medio escogido para dibujar el gráfico, la creación del Diagrama Gantt siempre empieza de la misma forma:

  1. Creación de una lista de tareas y actividades.
  2. Asignación de fechas estimadas de inicio y fin.
  3. Designación de las personas responsables de cada actividad.
  4. Enumeración de los hitos más importantes.

Es preciso observar la precaución de hacer divisiones, cuando se trabaje con más de quince o veinte tareas. De esta forma, el proyecto queda dividido en tareas y subtareas, a cada una de las cuales se asigna un Diagrama Gantt, para facilitar su control y seguimiento, evitando la confusión. De esta forma, las tareas principales serán monitorizadas en el Diagrama Gantt de proyecto, y el resto en los suyos correspondientes. Una vez se cuenta con toda la información y se ha decidido la forma en la que se estructurará, antes de pasar al software elegido para la representación queda hacer una última elección que tiene que ver con la resolución de la línea de tiempo. Si se trata de proyectos cortos puede descender hasta el nivel de días, pero, cuando son iniciativas de larga duración no habría que aumentar el nivel de detalle más allá de semanas o meses.  

 

Qué herramienta conviene más para hacer el Diagrama Gantt

Microsoft cuenta con una gran variedad de productos software con los que se puede elaborar el Diagrama Gantt. Los más utilizados son:

  1. Excel: es el más básico, entra en el paquete Office, y no proporciona demasiadas posibilidades de personalización. Sin embargo, si sólo se va a utilizar para hacer un Diagrama Gantt sencillo basado en un gráfico de barras, en cuanto a relación calidad - precio es la opción más aconsejable. Sencillo, accesible y barato.
  2. Microsoft Visio: este producto cuenta con completas funcionalidades de personalización, que permiten hacer con un Diagrama Gantt cualquier cosa que se tenga en mente. Permite resaltar tareas, mostrar resúmenes de las más importantes y elegir entre distintos símbolos para marcar los hitos. Su potencial visual es su principal punto fuerte.
  3. MS Project: es una colección de herramientas de gestión de proyectos. Además de, por supuesto, permitir crear el Diagrama de Gantt en base a completas opciones de personalización, también puede ser utilizado para definir y medir los costos, para la gestión de recursos, la asignación de tareas e incluso para realizar un seguimiento sujeto a una línea de base. Se trata del software más completo para la gestión de proyectos en sí, aunque, si lo que se busca es una herramienta solamente para crear el Diagrama Gantt surge el inconveniente de su coste, mucho más elevado que otras opciones, incluso dentro de la gama Microsoft.

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