Project Management

Haz que tu empresa sea más eficiente con Scrum

Planificar no sólo consiste en poner por escrito una lista de tareas u objetivos. Para que un proyecto tenga éxito es necesario, además, fijar los pasos para llevar a cabo dichas tareas. O dicho de otro modo, trazar una hoja de ruta. Actualmente existen numerosas herramientas que ayudan a mejorar la planificación y el desarrollo de los procesos, no importa si éstos tienen su origen en grandes compañías o en pequeñas y medianas empresas. En cualquier caso, el asunto central es optimizar los procesos y obtener mejores resultados. El método Scrum es una de esas herramientas. Apareció por primera vez en los años 80 y desde entonces se ha posicionado como una estrategia eficaz a la hora de introducir variantes en las distintas fases de los procesos emprendidos. 

Pasos para la aplicación del método Scrum

La característica principal de la metodología Scrum es la rapidez de respuesta ante los distintos retos que pueden surgir durante el desarrollo de un proyecto. Está basada en entregas parciales o regulares del producto final y exige, por tanto, una mayor flexibilidad que otras técnicas de gestión de procesos. No es necesario esperar al final para introducir las mejoras; éstas se pueden realizar gradualmente. Vamos cuáles son los pasos para la aplicación del método Scrum:

1.  Orientación (Product Backlog):

Lo primero es determinar los objetivos del proyecto y dejarlos por escrito en un texto que trazará las directrices del mismo. Este documento es sobre todo una guía al que se puede volver cuantas veces sea necesario. Recordemos que todo proceso tiene objetivos generales (a largo plazo) y específicos (a corto plazo).

2. Hoja de ruta (Sprint Backlog):

El segundo paso consiste en elaborar un nuevo documento, esta vez con el número de personas que tomarán parte en el proceso y las fases y los plazos de entrega de cada una de las tareas. Además, es recomendable que se establezca un coste estimado para cada actividad, algo que puede ayudar a la elaboración de presupuestos y a la optimización de los recursos disponibles, tanto técnicos como humanos.

3. Camino (Sprint):

Un tercer paso habla de la puesta en marcha de las acciones propuestas en el apartado anterior. Este proceso supone entregas parciales de resultados en las cuales el líder y los miembros del equipo de trabajo evalúan cada etapa. Si el caso lo amerita, se deben introducir las mejoras oportunas; si no, hay que asegurar la continuidad del proceso en los mismos términos. La idea es eliminar tiempos y tareas improductivos. Esta tarea de revisión permanente se realiza a través de reuniones periódicas.

4. Evaluación (Burn Down):

Es la fase final. El líder y su equipo de trabajo realizan una última evaluación de lo que ha supuesto el proceso en sus distintas fases. Dicha evaluación dependerá de si se han cumplido los objetivos trazados al inicio, algo que suele ocurrir cuando a los procesos se les ha realizado el debido seguimiento y control. En escenarios de marketing, también es el momento idóneo para analizar cuánto ha crecido un producto o servicio y cuál es, ahora, el valor agregado con el que cuenta.

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