Project Management

¿En qué consiste Project 2007 y cómo aplicarlo?

Existen numerosos programas de software sobre administración de proyectos. Uno de los más conocidos es el comercializado por la casa Microsoft, llamado Microsoft Project (MSP), que fue diseñado para facilitar el desarrollo de planes, la asignación de recursos y tareas, el seguimiento, los presupuestos y otros elementos.

En concreto, la versión 2007 del Microsoft Project es una valiosa herramienta para la aplicación de los procedimientos descritos en el PMBOK, que es el texto por excelencia sobre la gestión empresarial publicado por el Project Management Institute. Sus principales beneficiarios son aquellos gestores o líderes de proyectos que, a raíz de su complejidad, deban emplearlo en un nivel avanzado. Es decir, proyectos que para su ejecución requieran herramientas sofisticadas. Para ello, Microsoft Project 2007 toma como referencia el modelo de la Ruta Crítica, un método de gestión de procesos que surgió a finales de los años 50 en Estados Unidos y que aspira al control y la optimización de los costes de las tareas. O dicho de otra forma, un mecanismo para hacer más efectivos los procesos. La Ruta Crítica, recordemos, consiste en realizar un cálculo máximo de todas la tareas que hacen parte de un proceso. La diferencia con las otras rutas, es decir, con las otras valoraciones es lo que se conoce como tiempos de holgura de un proceso.

 

Ya tengo Microsoft Project 2007. ¿Cómo lo aplico?

En esencia, se trata de un programa similar a todos los de la familia Microsoft. Es una hoja de cálculo que nos permite, primero, introducir todas las actividades que antes era necesario apuntar en un papel y, segundo, ejercer sobre éstas un control más oportuno a través de tablas, gráficos y otros recursos. Dicho control se puede ejercer de forma general o sobre cada actividad por separado, dependiendo de los plazos del proyecto y de las necesidades del mismo. Repasemos otros consejos a la hora de aplicar el programa Project 2007:

  • Se accede siguiendo la ruta básica de los programas que hacen parte de la familia Microsoft: Inicio, Todos los programas, Office y Microsoft Project.
  • La interfaz es similar a la del programa Excel, aunque el pantallazo general está dividido en dos recuadros. A la izquierda, el usuario tiene a disposición las columnas para introducir datos con el nombre de cada tarea, su duración y su comienzo. Si son muchas, también tiene la opción de enumerarlas en función de su prioridad, importancia o beneficios.
  • A la derecha, en cambio, el programa ofrece una escala temporal dividida en meses, semanas o días. En esta parte de la pantalla se proyectará, a través de un diagrama de Gantt, la evolución de cada tarea. Pero no es la única herramienta. También están el diagrama de Red, el Gantt de seguimiento o el uso de tareas. Todas, sin embargo, permiten un seguimiento eficaz.
  • La evolución de las tareas no sólo puede apreciarse a través de uno de estos modelos. Project 2007 ofrece la posibilidad de la vista combinada, que consiste en una visión alterna de todas las herramientas de visualización.
  • El paso fundamental consiste en la definición de la fecha en que comenzará cada proyecto. El resto se tareas se programarán a partir de este dato y resulta fundamental haberlo decidido con antelación.
  • Para proyectos colaborativos, es decir, con más de un gestor o cuando los encargados de los mismos se encuentren en sitios distintos, existe la opción del Project Web, que consiste en la interacción simultánea de varios responsables. Para ello, es necesario configurar esta opción en el inicio.

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