Project Management

Resumen ejecutivo de un proyecto: evita errores

El momento de elaborar el resumen ejecutivo de un proyecto es tiempo para pensar a quién va dirigido y cuál es el objetivo que se persigue con la confección de este documento. Normalmente, el resumen ejecutivo de un proyecto es utilizado por la Alta Dirección y los administradores para comprender más ampliamente el contexto sobre el que se deben tomar decisiones o implementar cambios que llegarán en forma de nuevas políticas, programas o decisiones de inversión. Típicamente, un documento de este tipo no debe superar una extensión de entre tres y seis páginas, aunque es habitual que todo su contenido pueda condensarse en una sola. Un resumen más largo se utiliza a menudo cuando se necesita que contenga tablas, gráficos o ilustraciones.

 

Fallos que no deben cometerse al preparar un resumen ejecutivo de proyecto

La formación y la experiencia son grandes apoyos cuando se trata de elaborar el resumen ejecutivo de un proyecto. Ambas ayudan a evitar algunos de los errores más comunes como:

  • Convertirlo en una mera introducción donde no se habla del estado final del proyecto.
  • Creer que debe ser un resumen descriptivo, cuando no es necesario incluir tanta información específica.
  • No incorporar resultados reales.
  • Olvidarse de incluir detalles relevantes.
  • Dar mucho más peso a un área determinada que a las demás.
  • No cubrir todos los aspectos que debían ser tratados.

 

El resumen ejecutivo de un proyecto, si está bien hecho, además de no caer en estos errores debe presentar información sobre:

  • Propósito del proyecto y su descripción.
  • Esquema de los procesos y la esencia de la etapa de planificación.
  • Etapa inicial de diseño y pruebas de prototipos, si los hay.
  • Introducción de modificaciones.
  • Etapa de ejecución y sus incidencias.
  • Declaraciones de estado final.
  • Resumen de los resultados.
  • Lecciones aprendidas.

 

Consejos para la elaboración del resumen ejecutivo de un proyecto

El resumen ejecutivo de un proyecto tiene que resultar útil y, para conseguir este objetivo, es primordial que su destinatario, no sólo lo lea entero, sino que también comprenda toda la información que en él se contiene. Por ello, como norma general, al escribir el resumen ejecutivo de un proyecto lo mejor es mantener un estilo de redacción sencillo y conciso. Además, su utilidad se multiplica si se logra una buena comunicación, algo que puede conseguir si:

  • Se emplean palabras cortas y sencillas, excepto si sólo las más largas se ajustan a las necesidades.
  • Las oraciones tienen una longitud limitada, entre las quince y las veinte palabras, como máximo.
  • Se evita la jerga técnica y los acrónimos. En caso de tener que utilizarlos, será preciso incluir su definición o una explicación para el lector.
  • Las cifras que se aportan están redondeadas, no hacen falta los decimales y es preferible que los datos se expresen en números simples.
  • Las tendencias o comparaciones se muestran de forma más gráfica, por ejemplo, incorporando tablas.
  • Se evitan frases hechas, muletillas, adjetivaciones innecesarias y clichés, aunque se debe primar el empleo de lenguaje cotidiano.
  • La redacción se lleva a cabo en presente, utilizando para ello verbos de acción y no fórmulas pasivas.
  • El tono general ha de ser amable, informal y con una orientación muy práctica.
  • La incorporación de ejemplos familiares para el lector, enriquece el documento y facilita su comprensión.

 

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