Project Management

La evaluación de proyectos. Herramienta clave para evitar el fracaso

blog

La evaluación es una fase fundamental para cualquier proyecto, con independencia de sus características y tamaño. A través de este proceso de valoración se analizan todos los elementos que intervienen en el proyecto  con el fin de determinar su viabilidad y eficacia, calcular los posibles riesgos y determinar las respuestas. No obstante, el término evaluar implica mucho más que valorar. Este concepto supone la recogida y análisis de datos de manera continua. Un seguimiento y control que permita establecer una comparación para poder determinar y medir la evolución del proyecto, detectar desviaciones y necesidades y establecer las medidas de mejora necesarias a lo largo del proceso. Además, todo proceso de evaluación precisa de un monitoreo, un seguimiento y control continuo que permita:

  • Comprobar que el proyecto evoluciona conforme al plan diseñado.
  • Detectar amenazas y oportunidades, anticiparse a ellas y tomar las decisiones oportunas en cada momento.

A pesar de la importancia de este proceso para alcanzar el éxito, en muchas empresas la evaluación es una fase que pasa casi inadvertida.  Estas organizaciones suelen centrarse sólo en los resultados finales, sin tener presente el resto de etapas que componen un proyecto ni los elementos y factores que intervienen. Esta visión reducida del proceso de evaluación impide que se detecten errores y problemas, a tiempo, a lo largo del proceso y, por tanto, que se busquen soluciones que prevengan o mitiguen las posibles consecuencias. Una evaluación continua y bien definida puede prevenir algunas de las causas por las que fracasan los proyectos y contribuye en la consecución de los objetivos propuestos.

Principales causas de fracaso de un proyecto

Existen muchas razones por los que un proyecto puede llegar a fracasar, sin embargo las principales causas de fracaso de los proyectos.  

Estas causas están relacionadas con:

  1. Definición del alcance. No tener claro el alcance del proyecto, los requisitos y características del mismo, impedirá una planificación y un control eficaz.
  2. Objetivos mal definidos o inalcanzables. En ocasiones, especialmente cuando no se tiene experiencia en un determinado campo, se establecen metas por encima de las posibilidades, objetivos poco realistas o ambiguos.
  3. Gestión del riesgo.  Ningún proyecto está exento de riesgo. Un análisis inicial exhaustivo ayudará a identificar tanto los posibles riesgos  como sus causas, para corregirlas o prevenir respuestas adecuadas.  Sin embargo, existen ciertos riesgos que son más difíciles de prever. Sólo se pueden detectar a través de un seguimiento y evaluación continua.
  4. Gestión del cambio. La gestión del cambio es, hoy más que nunca, un requisito vital para las empresas. Las organizaciones deben estar dispuestas y preparadas para cambiar y adaptarse si quieren sobrevivir y poder competir. La evaluación contribuye en este proceso de cambio y mejora continua al detectar necesidades.
  5. Comunicación.  La falta de comunicación o la inexistencia de una estrategia comunicativa bien definida es otro de los graves problemas que cometen algunas empresas  que impiden detectar contratiempos y tomar decisiones acertadas.
  6. Evaluación. Una deficeinte estrategia de evaluación también puede ser la causa del fracaso de cualquier proyecto. Todo proyecto precisa de una evaluación inicial, para asegurarse de la viabilidad del proyecto, analizar los riesgos y poder realizar una planificación adecuada, y de un seguimiento continuo, que permita prevenir problemas y ofrecer respuestas rápidas y efectivas. Si no existe este control y seguimiento, difícilmente se podrán introducir modificaciones que corrijan y mejoren los procesos.

 

Ebook GRATIS: Herramientas imprescindibles Project Management

Compartir este blog

Posts Relacionados

Cómo llevar a cabo la evaluación de proyectos 

VER POST

Evaluación de un proyecto: métodos y criterios 

VER POST

El checklist de la evaluación de riesgos: ¿donde e... 

VER POST