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Smartsheet: Análisis del Software

Smartsheet: Análisis del Software

Smartsheet es una aplicación de software online que facilita la gestión de proyectos de forma colaborativa y en tiempo real. Es de pago y funciona por subscripción, con diferentes paquetes de funcionalidades posibles. Compatible con Google Apps y con el CRM SalesForce, se integra también con Box. Al ser online, funciona con cualquier sistema operativo que se tenga instalado en el ordenador, sea éste Windows, MacOS o Linux. Se puede trabajar también desde dispositivos móviles y tabletas. 

Este software es idóneo para administrar y controlar muchos tipos de proyectos, en especial los que requieren de un trabajo en equipo, pero también para crear listas de tareas, manejar información de clientes, elaborar previsiones de venta, planificar eventos o controlar procesos de negocio en general. El diseño de diagramas de Gantt es una de sus funciones más destacadas. Los gráficos representan la programación de las tareas de forma visual, clara y sencilla. Se puede partir de una plantilla predeterminada o crearlos desde cero. Sus características interactivas hacen fácil la personalización, y el uso de formatos condicionales para resaltar tareas o niveles de estado con diferentes colores también contribuyen a ello.

Las relaciones de dependencia entre actividades y el porcentaje de ejecución del proyecto son datos que se observan en tan solo un golpe de vista. Una vez que ya se ha creado un diagrama de Gantt, es también sencillo modificarlo, ya que muchas de las funciones se basan en movimientos del ratón del tipo “arrastrar y soltar”. Por ejemplo, para variar las fechas de inicio y fin, para marcar los hitos o para construir dependencias entre tareas. Esta sencillez la hace muy accesible a todo tipo de público. También con un clic del ratón o un toque sobre la pantalla se pueden ajustar los diagramas. Las vistas, con sus tareas clave y sus fechas de inicio y fin, son fácilmente intercambiables: vista de cuadrícula, vista de calendario y vista de Gantt. Permite insertar el diagrama en un PowerPoint, exportarlo en formatos de archivo PNG o PDF, y también adjuntarlo a un mensaje de correo electrónico.

 

Smartsheet facilita la colaboración de varias personas en tiempo real y el estar al día de cualquier avance o cambio en el proyecto. La edición online, la reprogramación de tareas, el ajuste de plazos, los mensajes de correo para notificaciones y la posibilidad de compartir archivos son utilidades valiosas. Incluso, a través de un sistema de alertas, avisa cuando se ha producido algún reajuste en el proyecto. Al ser un web construido con HTML5 es amigable para cualquier usuario y compatible con Google Drive. Sin embargo, es una herramienta que también presenta algunos inconvenientes.

Los más importantes se relacionan con una orientación más enfocada en las tareas que en los recursos, en primer lugar y, en segundo término, con el hecho que no presenta la posibilidad de marcar las líneas de base del proyecto. En consecuencia, no ofrece una visión comparativa de los cambios que se van produciendo en el diagrama de Gantt. Smartsheet combina funcionalidades potentes de gestores de proyectos clásicos como Microsoft Project, con la facilidad de uso de una hoja de cálculo online, varias capas de permisos para la colaboración en equipo, y una automatización de funciones que supone un gran ahorro de tiempo. Una herramienta de gran ayuda que vale la pena considerar por parte de jefes y directores de proyecto. Una versión de prueba gratuita de 30 días se ofrece en la web oficial de Smartsheet http://www.smartsheet.com/

 

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