Project Management

Planificación, control y seguimiento de proyecto: la suma de todos

Planificación, control y seguimiento de proyecto: la suma de todos

Optimizar recursos, minimizar el riesgo, reducir los costes... en otras palabras, ser un experto en gestión de proyectos complejos implica saber tomar las decisiones adecuadas en el momento preciso. Las latencias generan incertidumbres que pueden conllevar a la pérdida de control y, por eso mismo, a la hora de administrar un proyecto la precisión es una necesidad.

Apoyarse en las herramientas adecuadas puede significar el ser capaz de prever los resultados y por eso, familiarizarse con determinados métodos y técnicas, conocer cómo sacarles el mayor partido, saber qué herramientas simplifican su ejecución y dónde encontrarlas son, entre otros, tareas que un responsable de proyecto no puede obviar.

Pensando en grande, los límites no tienen cabida y entonces, cuando se trata de gestionar un proyecto de tamaña diversidad, de tal volumen, con tantas implicaciones, ¿por qué forzarse a escoger cuando se puede tener todo?

La representación gráfica del planning de un proyecto es el tablero sobre el que se moverán las fichas del seguimiento. Cuanto más precisa, detallada, completa, pero a la vez sencilla, comprimida y gráfica sea esta fotografía, mayor utilidad se desprenderá de ella. Se ha hecho la selección de técnica y herramienta adecuada cuando:

  • Su manejo es simple e intuitivo.
  • Toda la información que se precisa conocer tiene cabida de forma estructurada.
  • Es posible practicar nuevas anotaciones, comentarios, modificaciones y, por supuesto, actualizar los contenidos en todo momento.
  • Permite facilitar la comunicación, es sencilla de compartir y fomenta la colaboración entre todos los participantes en el proyecto.

En cualquier caso, existen tres métodos que no pueden faltar si se quiere llevar a cabo una administración de proyecto inteligente, que supedite cada actividad a un control racional y exhaustivo:

 

Aunque las tres metodologías pueden emplearse de forma independiente (si bien, también es cierto que las dos últimas están tan vinculadas que, prácticamente la totalidad de las veces, se emplean conjuntamente), el emprender la planificación de un proyecto contando con las tres facilita el éxito en la gestión ya que, pese a ser técnicas muy completas, los vacíos que deja cada una quedan cubiertos por las demás, brindando así, en conjunto, una visión global muy exacta de las necesidades del proyecto que permite una toma de decisiones a tiempo y minimizar el riesgo, al proporcionar datos sobre:

  • Las actividades en que se sustenta el proyecto y su duración.
  • Los recursos humanos necesarios en cada caso.
  • Los hitos y/o eventos reseñables a lo largo del periodo de desarrollo de proyecto.
  • Los costes y sobrecostes, si los hubiere.
  • La existencia de demoras, retrasos o ineficiencias con respecto al planning original.

Si los datos obtenidos reflejan la necesidad de practicar cambios en el calendario inicial debido al aumento de los plazos de entrega o ejecución de determinadas actividades, puede contemplarse la posibilidad de aplicar técnicas de aceleración que, aunque acortan efectivamente el tiempo estimado para la conclusión del proyecto, no están exentas de riesgo. Las más habitualmente utilizadas son:

  • Crashing.
  • División por fases.
  • Buffer Management.
  • Fast Tracking.
  • Programación mainline - offline. 

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