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Microsoft Excel: Análisis del Software

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Microsoft Excel es un programa integrado en el paquete Microsoft Office, con funciones de hoja de cálculo para crear tablas, calcular y analizar datos. No se trata de una herramienta creada específicamente para realizar diagramas de Gantt pero sí ofrece funciones avanzadas a la hora de diseñar gráficos de todo tipo. Es una aplicación de pago que funciona bajo el sistema operativo Windows y popularmente utilizada, tanto por empresas como por particulares. Excel permite visualizar el desarrollo temporal de un proyecto, aunque no cuenta con las funcionalidades propias de otras herramientas destinadas en exclusiva a crear diagramas de Gantt. Sin embargo, al ser una herramienta de uso común, nos sirve para salir del apuro cuando no queremos o no podemos instalar un programa de gestión de proyectos en nuestro ordenador.

Para generar un cronograma básico con Excel, hay dos procedimientos posibles: uno utilizando el formato condicional y, el otro, empleando la función de gráficos. Esta segunda opción es, seguramente, la  más sencilla. A continuación, explicamos el proceso de una forma rápida y resumida.

En primer lugar, preparamos una hoja de cálculo con las tareas a realizar y la duración de cada una de ellas, además de sus fechas de inicio y finalización. Después, creamos un gráfico de barras apiladas y agregamos los datos de la tabla. En este punto, será necesario realizar algunos ajustes para ocultar parte de las barras y dar formato al eje horizontal, de manera que el diagrama se muestre de forma correcta. Ya tendremos entonces una simulación del diagrama de Gantt. A partir de aquí, se puede agregar una barra de resumen para representar la duración total del proyecto, marcar el fin de proyecto u otro hito importante en el cronograma, e incluso indicar quiénes son las personas responsables en cada etapa de su desarrollo. Del mismo modo, es posible vincular gráficamente las actividades que preceden o suceden a otras.

 

Los diagramas de Gantt con Excel quedan vistosos, pero plantean dificultades cuando hay que modificar la programación de las actividades a causa de adelantos o retrasos en las fechas inicialmente previstas. Excel no ofrece las funcionalidades completas propias de las herramientas de gestión de proyectos. Como mucho y de forma bastante manual, podemos dejar constancia de la programación de la planificación original del proyecto para compararla con las modificaciones realizadas a posteriori y con la ejecución real del proyecto. En definitiva, Microsoft Excel es por su popularidad un camino muy accesible para realizar diagramas de Gantt con fines de presentación y visualización, pero que presenta ciertos inconvenientes a la hora de organizar adecuadamente la información. Es poco práctico para actualizar la programación cuando es necesario y, en general, para realizar modificaciones sobre los planes previstos.

Microsoft Excel no es una herramienta diseñada para la gestión de proyectos y no se le puede pedir más. En Internet, encontramos muchos tutoriales que explican paso a paso cómo crear un diagrama de Gantt con Excel. De hecho, en el propio sitio web de Microsoft, vemos también algunas orientaciones sobre cómo hacerlo: Presentar datos en un diagrama de Gantt con Excel.

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