Project Management

Diagrama de Gantt: precauciones, ventajas e inconvenientes

Diagrama de Gantt

¿Es el Diagrama de Gantt la herramienta que necesitas para gestionar tus proyectos? Pese a ser el método más empleado por project managers de todo el mundo desde su creación, hace más de un siglo; cuenta también con un amplio grupo de detractores, que basan sus críticas en su rigidez y excesiva sencillez. No obstante, para poder decidir si aplicar esta metodología o no, lo mejor es conocer más a fondo sus pros y sus contras.

Las ventajas del diagrama de Gantt

Esta herramienta fue creada en el año 1910 por Henry Gantt, quien buscaba una técnica gráfica que le ayudase a plasmar la programación de un proyecto.

El Diagrama de Gantt surgió como medio para informar acerca de las fechas de inicio y fin de las distintas tareas de un proyecto, ya que se presenta en forma de tabla en la que se combinan las actividades en un marco temporal, ocupando un eje distinto cada una de estas variables (por lo general los días, semanas o meses se recogen en sentido horizontal, mientras que las actividades, tareas e hitos lo hacen en el vertical). A la hora de aplicar esta técnica, se suele proceder de la siguiente forma:

  1. Definición de las fases del proyecto, sus actividades y las diferentes tareas que cada una de ellas comprende.
  2. Estimación temporal de cada uno de estos elementos.
  3. Identificación de las dependencias entre actividades.
  4. Establecimiento de prioridades.
  5. Asignación de recursos.
  6. Distribución de responsabilidades y cargas de trabajo.

La recogida de datos necesaria para completar el gráfico es una tarea rutinaria en la etapa de iniciación y planificación, por lo que no supone un esfuerzo extra al Director de Proyecto. Por otra parte, la composición del Diagrama de Gantt, con toda la información correctamente dispuesta se lleva a cabo de forma casi intuitiva, no siendo necesaria una formación específica, ni para la confección de la tabla, ni para su interpretación. Los beneficios de su utilización tienen que ver con:

  • Capacidad para condensar los datos más relevantes y la información más crítica en relación a un proyecto.
  • Sencillez de aplicación, basada en una estructura de ejes, que elimina la profundidad en la presentación de los contenidos y deja más claro qué es importante y qué no.
  • Funcionalidad, que sirve para orientar la gestión del Director de Proyecto pero, a la vez, también se utiliza como herramienta de comunicación con el resto de participantes en el mismo y grupos de interés.

Además, el Diagrama de Gantt tiene otras muchas aplicaciones, algunas de las cuales exceden el ámbito de los proyectos para entrar en el de la producción industrial o el mundo del desarrollo software. Aunque, sin necesidad de llegar a esas otras áreas, esta técnica se puede utilizar para:

  • Programar el calendario de proyecto.
  • Planificar la gestión de los recursos.
  • Hacer un seguimiento de las tareas.
  • Monitorizar la evolución de los cambios aplicados.

Diagrama de Gantt: los principales inconvenientes de la herramienta de gestión de proyectos más usada

A pesar de que el Diagrama de Gantt cuenta con tantas ventajas y aplicaciones, su uso se encuentra con varias limitaciones en la práctica. De ellas surgen las principales críticas a este método, que se centran en sus puntos débiles más destacables, como:

  • Su inutilidad a la hora de basar en esta técnica la gestión de proyectos complejos.
  • La dificultad que supone el tratar de aplicarlo a proyectos encuadrados en un entorno dinámico.
  • El hecho de que resulta superfluo cuando se está ante un proyecto configurado de forma lineal.

Además, tampoco se emplea, por lo general, en proyectos excesivamente simples o de reducido volumen, puesto que el aplicar la técnica carecería de toda lógica ya que el resultado de su uso sería complicar más un escenario que, ya de por sí, estaba bastante claro y presentaba dificultades de gestión ni de comunicación. Sin embargo, el peor de los inconvenientes del Diagrama de Gantt tiene bastante que ver con uno de los errores más críticos que pueden cometerse al gestionar un proyecto: olvidarse del riesgo. La configuración original del gráfico apuesta por la sencillez y, con este objetivo, elimina del gráfico informaciones que no se ajusten a la información básica acerca de tareas, actividades o hitos. Esto significa que el plan de gestión del riesgo no tiene cabida en la plantilla del Diagrama de Gantt y, si se quiere contemplar, habrá que hacerlo en forma de añadido. Esto supone varias desventajas:

  • Concebir los riesgos como un asunto no prioritario, cuando en realidad, debería ser al contrario puesto que pueden incluso afectar a la viabilidad del proyecto.
  • Perder la perspectiva del riesgo en un marco contextual, limitando la visión de la Dirección de Proyecto con las negativas consecuencias que ello puede tener para la toma de decisiones.
  • Restringir el acceso a la información sobre el riesgo a todos los participantes del proyecto, que empelan el Diagrama de Gantt como herramienta de comunicación e intercambio de datos.

 

Precauciones a tener en cuenta al utilizar el Diagrama de Gantt

Teniendo en cuenta las limitaciones de esta técnica en lo relativo a la gestión del riesgo, para optimizar su aprovechamiento, pueden tomarse algunas medidas que minimicen el porcentaje de errores y ayuden a optimizar la gestión. Son las siguientes:

  • Completar el Diagrama de Gantt con información sobre los eventos que advierten sobre un acontecimiento de relevancia para el proyecto.
  • Llevar a cabo el establecimiento de prioridades en función de plazos, actividades y recursos; para evitar fallos en la planificación.
  • No olvidarse nunca de la necesidad de actualizar todos los datos mostrados en el gráfico, informando a todos los participantes en el proyecto de las actualizaciones, para evitar malentendidos.
  • Aumentar la eficacia del Diagrama de Gantt completándolo con otras técnicas como Pert o CPM, que suplen sus carencias más acusadas y son, en cualquiera de los dos casos, una buena combinación, en términos de planificación y resultados.

 

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