Project Management

Diagrama de Gantt en la práctica 1: definición de tareas. Duración, orden y dependencias

Diagrama de Gantt

Incorporar técnicas como el Diagrama de Gantt en la gestión de proyectos complejos facilita dos de las tareas que mayor impacto causan en los resultados finales: la planificación y el seguimiento. A la hora de llevar a la práctica esta metodología se debe comenzar por la definición de tareas.

Este primer paso que buscará definir las etapas y actividades en que el proyecto se estructurará, requiere de un planteamiento que considere tres variables:

- Duración

- Orden

- Dependencias

En función de ellas y de sus relaciones, será posible calcular la asignación de recursos o la distribución de cargas de trabajo para cada actividad. Asimismo, si se saben complementar adecuadamente, es posible acceder a análisis más profundos que permitan minimizar el riesgo.

 

La línea de tiempo más eficiente en la gestión de proyectos: Diagrama de Gantt

El Diagrama de Gantt se compone de dos ejes, vertical y horizontal, sobre los que quedan reflejados las actividades en que se desglosa el proyecto asociadas a su calendario de ejecución. Las distintas fases, las tareas que cada una comprende y el plazo estimado para su consecución se plasman de manera sencilla y muy visual. Éstas son dos de las principales ventajas del Diagrama de Gantt aplicado a la gestión de proyectos complejos.

En la práctica, para confeccionar un Diagrama de Gantt, los datos deben quedar distribuidos de la siguiente manera:

  • Eje horizontal: representa las unidades de tiempo en que se planificará el desarrollo del proyecto. Es lo más parecido a un calendario y puede detallarse en términos diarios, semanales, mensuales, etc.
  • Eje vertical: recoge las actividades que han de llevarse a cabo, distribuidas o no por partidas. Cada una de estas tareas se corresponde con una barra horizontal de longitud proporcional a la estimación temporal de su duración. El principio de la barra marca el momento previsto para el inicio de la actividad y el final determina su plazo máximo de finalización. El grosor de estas barras no aporta información alguna.

Además de las tareas y su correspondencia temporal, en el diagrama pueden resaltarse acontecimientos. Estos eventos que, al corresponder a reuniones, hitos a conseguir o avisos importantes no suelen tener asignada una duración específica; funcionan como puntos de conexión aportando una información extra a todas las personas que tienen acceso a él. Pueden usarse también para marcar el cambio de fase o etapa.

La metodología del Diagrama de Gantt permite, mediante el uso de técnicas adicionales, determinar el camino crítico del proyecto. Conocer el mínimo plazo de ejecución depende de una acurada representación, resultado de un esfuerzo previo de listado de actividades, definición de tiempos y prioridades y, no menos importante, designación del orden lógico de consecución.

Este gráfico, con su sistema de coordenadas, indica el progreso que se debe seguir y los tempos que marcarán el desarrollo previsto de proyecto. Hacer un seguimiento se plantea como algo imprescindible para extraer toda la utilidad de la herramienta y poder optimizar los plazos de ejecución de las distintas actividades, practicando ajustes si fuere necesario.

El Diagrama de Gantt requiere de actualización continua y puede, en todo caso, completarse con la previsión de recursos para un resultado que aportará mayor alcance al análisis y la implementación de la estrategia.

 

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