Project Management

¿Qué costes fijos tiene tu proyecto?

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Es común encontrarse con proyectos cuyos costes de ejecución son mucho más altos que los estimados en un principio. La principal causa para que esto suceda es la mala elaboración de los presupuestos. Los sobrecostos de un proyecto son inevitables, más allá de la naturaleza del mismo, sus objetivos, sus fases o el número de responsables. Sin embargo, esto no quiere decir que no puedan ser amortizados mediante una planificación eficaz. La clave parece estar, entonces, en la manera en que se hagan las estimaciones previas. En ese sentido, hay que tener en cuenta que no todos los costes de un proyecto son iguales. Los más conocidos son aquellos que derivan de la producción: las inversiones, la financiación, los administrativos, los derivados de las ventas, los relacionados con el capital del trabajo, entre otros.

Sin embargo, de acuerdo a la naturaleza de cada proyecto, una primera clasificación de los costes puede plantearse de la siguiente manera:

a) Fijos: aquellos que permanecen durante todo el proceso de ejecución, es decir, que deben hacerse sí o sí más allá de las distintas fases o correctivos que se realicen. Por tanto, se trata de gastos que no dependen de los resultados. Los ejemplos más comunes de costes fijos son: electricidad, publicidad, mantenimiento de equipos, administración y ventas, telefonía y servicios en general.

b) Variables: en este caso, se trata de costes derivados del nivel de producción: si la producción es baja, los costes serán bajos; si, por el contrario, la producción es alta, los costes también lo serán. El ejemplo por excelencia de un coste variable es la materia prima de cualquier producto, un elemento que guarda relación directa con las fases de producción. Otros ejemplos son los insumos y la mano de obra.

Pasos para calcular los gastos de un proyecto

Teniendo en cuenta dicha distinción, la elaboración de un plan de costes o presupuesto para la ejecución de proyectos debe tener, por lo menos, cinco pasos básicos:

1.  Visualización:

En esta fase es común representar el proyecto de manera gráfica para identificar sus etapas, los recursos, los plazos, su proyección y las posibles limitaciones que se puedan presentar. A la hora de fijación de los recursos, es recomendable tener en cuenta su proximidad y accesibilidad.

2. División:

La manera más efectiva de obtener un presupuesto acorde con las necesidades del proyecto es dividir el mismo en fases. La idea es incluir un sobrecosto del 30% en cada una de ellas para evitar falta de liquidez ante eventuales fallos.

3.  Tasas de pago

Como la mano de obra es un aspecto muy importante, se deben establecer de antemano las vías y formas de pago. Estos pagos deben coincidir con el calendario de tareas y los plazos de entrega de los mismos.

4. Materiales y equipos

Empleando la división realizada en el punto 2, en esta fase se deben desglosar los costes de los materiales y de los equipos de trabajo en cada una de las etapas del proyecto. El cálculo también debe tener un margen para posibles limitaciones.

5. Otros recursos

Finalmente, y dependiendo de las necesidades del caso, cada responsable debe realizar un último cálculo para acoger costes adicionales como maquinaria u otros recursos técnicos. Si no hubiese lugar a ello, se recomienda la elaboración de un cálculo general en el que el presupuesto tenga, como ya se dijo, un 30% de margen.

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