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Elementos que no pueden faltar en tu plantilla de presupuestos

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Un presupuesto es mucho más que un documento en el que se precisa el valor de un producto o servicio. Por tener casi siempre un carácter oficial, puede considerarse como la carta de presentación de una empresa hacia sus clientes y, de paso, hacia el mercado en el que se desenvuelve o aspira a hacerlo. No es, pues, una cuestión menor. De su adecuado uso dependerá, en parte, la relación que la empresa establezca con sus proveedores, distribuidores y compradores. De hecho, en los casos en que se use adecuadamente, puede convertirse en una valiosa herramienta de marketing para captar la atención de eventuales consumidores y hacer más atractivo el producto, algo que, a su vez, servirá de elemento diferenciador frente a otras marcas que operen en ese mercado. La mayoría de los presupuestos suelen seguir una serie de requisitos básicos en aras de generar confianza y credibilidad a ojos del cliente. Lo ideal es detallar de forma concisa y clara cada uno de los siguientes cinco elementos:

a. Datos de la empresa:

En este apartado se precisa el nombre de la empresa o del profesional que actúa como prestador del servicio. Es muy importante que al nombre y al logo se añadan elementos como el NIF (Número de Identificación Fiscal) o CIF (Código de Identificación Fiscal), el domicilio en donde funciona la compañía, el teléfono y el correo electrónico, pues la presentación de estos datos aumenta la confianza entre los clientes.

b. Datos del cliente:

Aquí se debe detallar el nombre del cliente que solicita el presupuesto, su NIF o CIF, el número de su DNI y su domicilio.

c. Concepto:

En esta parte del documento se detalla todo lo relativo al servicio que se presta, como por ejemplo la cantidad, el material y otras especificaciones. Además, cuando proceda, es recomendable incluir cuestiones como las horas de trabajo empleadas, los materiales utilizados y las formas de traslado o distribución.

d. Importe:

A continuación se realiza la relación de ese servicio con el importe asignado, indicando el valor del mismo sin IVA, con IVA y el importe total del presupuesto. Debe ser lo más detallado posible para que no haya lugar a confusiones.

e. Modo de pago:

El modo de pago puede ser inmediato o en cuotas. En cualquier caso, la modalidad debe quedar especificada en el presupuesto. Cuando el monto suele ser muy elevado, lo más común es fijar el pago de un adelanto y fraccionar el resto del coste en cuotas que, en lo posible, también deben figurar en el documento.

 

Aumentar la confianza. Otros elementos del presupuesto

Adicionalmente, los presupuestos suelen incluir algunas especificaciones que ayudan a darle peso a la negociación y aumentan el clima de confianza entre las partes. Entre los elementos más destacados figuran los siguientes:

  • Condiciones legales: es decir, todas aquellas normas del mercado necesarias para evitar cualquier malentendido entre las partes.
  • Plazos de entrega: en aquellos casos que impliquen el transporte o la movilización de la mercancía, es recomendable especificar la fecha de entrega y fijar las condiciones para hacer efectiva la misma.
  • Soporte técnico y garantía: cuando el producto lo amerite, el presupuesto deberá incluir las pautas del soporte técnico a las que tendrá derecho el cliente. La modalidad más extendida es ofrecer este servicio de forma gratuita durante algún tiempo.

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