Project Management

Los buffers y su gestión: el lado más sólido del método de la cadena crítica

Los buffers y su gestión

El método de la cadena crítica se sustenta en la adecuada distribución y uso de los amortiguadores. Gestionar estos buffers conducirá al éxito del proyecto en términos de optimización de recursos, pero también de entrega a tiempo. Los amortiguadores se sitúan en puntos estratégicos al final de las actividades y pueden encontrarse hasta tres diferentes en un proyecto. Son los siguientes:

  • Amortiguador de proyecto (project buffer): brinda la protección adecuada al proyecto en conjunto, en especial en cuanto a los contratiempos que puedan surgir, derivados de alguna de las actividades de la cadena crítica.
  • Amortiguador de alimentación (feeding buffer): representa la extensión de protección de la cadena crítica ante la incertidumbre que proviene de la conexión con cadenas no críticas intervinientes en el proyecto.
  • Amortiguador de recursos (resource buffer): se trata de una tarea virtual que queda insertada justo antes de las actividades de la cadena crítica cuando requieren de la utilización de recursos de idéntica importancia.

 

Recomendaciones para la gestión de los amortiguadores en el método de la cadena crítica

Al determinar la duración del amortiguador de proyecto se tiene en cuenta la duración prevista de cada actividad que, reducida a la mitad, resulta en ese margen que al acumularse (suma de todas las actividades) define la duración del project buffer.

Si bien es cierto que suele ser bastante improbable que la totalidad de las actividades que componen un proyecto excedan su estimación temporal en términos de ejecución. Por esta razón, el buffer de proyecto, extraído de la suma de todos los buffers de actividades y situado al final de la última de la cadena crítica, podría reducir su duración total sin perjudicar al resultado y contribuyendo a optimizar recursos.

Este proceso de conseguir que los amortiguadores se vuelvan explícitos se puede aplicar también a otras rutas que no sean la del camino crítico. En estos casos, el amortiguador de alimentación, feeding buffer, debería ubicarse en el punto exacto donde esta ruta se une a la de la cadena crítica. Su principal función es reducir el malgasto de tiempo y recursos en el transcurso de las actividades no críticas, preservando la integridad y el nivel de protección óptimo de la cadena crítica.

La forma de proceder ante cualquier imprevisto en una actividad de cadena no crítica, una vez definido el tamaño del amortiguador de alimentación es programando su ejecución para lo más tarde que sea posible, evitando el malgasto de recursos y la pérdida de tiempo que pueda afectar a alguna actividad de la cadena crítica.

Por su parte, el amortiguador de recurso, resource buffer, tiene el propósito de enviar una señal a los recursos críticos para que estén preparados para su incorporación a una actividad crítica. De esta forma se consigue que, si se hallan envueltos en algún otro tipo de tarea de menor relevancia, recuerden que debe completarse sin mayor dilación para dejarles disponibles para una prioritaria. Este amortiguador no consume ningún recurso ni añade tiempo ni costes extra al proyecto, por lo que sólo reporta beneficios.

 

El planning del proyecto, representado con sus amortiguadores, estaría preparado y, en este punto, tan sólo hay que tener en cuenta cuatro principios:

  • Los recursos que se encuentren trabajando en alguna de las actividades de la cadena crítica han de emplearse de forma continua y en una sola tarea cada vez, no pueden simultanear el desempeño ni dejar una tarea crítica para dedicarse a otra cosa.
  • Los recursos han de intentar completar las actividades que les han sido asignadas lo antes posible, independientemente del plazo máximo que se haya establecido para su consecución.
  • Cuando una actividad se completa antes del plazo previsto, la que le sucede ha de comenzar sin mayor demora (a la hora de programar los amortiguadores de resource habrá que tener en cuenta este tipo de actualizaciones, para que puedan dar la alerta convenientemente).
  • Si la tarea se completa con retraso no hay que preocuparse puesto que probablemente esta demora podrá compensarse gracias al amortiguador de feeding o de proyecto, dependiendo del nivel en el que se encuadre la actividad que lo ha sufrido.

 

La gestión de los amortiguadores implica la gestión de valor del proyecto y es el mejor modo de monitorizar su progreso, a la vez que se gana una sensación de control real que puede traducirse en la capacidad para actuar a tiempo, previniendo situaciones que puedan tener consecuencias para el resultado final y evitando desviaciones.

 

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