Project Management

¿Cómo calculo el presupuesto de mi proyecto sin equivocarme?

Para determinar el presupuesto de un proyecto sin cometer errores deberás sumar los costos que se hayan estimado para las actividades o paquetes de trabajos establecidos en la estructura de desglose de trabajo EDT), que es el proceso para dividir el proyecto en componentes más pequeños y fáciles de gestionar. Estos datos te permitirán realizar una línea base de costo autorizada.

Para estimar eficazmente el presupuesto de tu proyecto, puedes basarte en las recomendaciones que el Project Management Institute (PMI) refleja en la  su guía “A Guide to the Project Management Body of Knowledge”, un manual en el que se describen los fundamentos de la dirección de proyectos.

 

Cómo calcular las entradas del presupuesto

Para no cometer ninguna equivocación a la hora de calcular las entradas del presupuesto debes tener en cuenta los siguientes datos:

  • Estimación de costos de las actividades. Calcula el costo de cada actividad de un paquete de trabajo y súmalas todas.
  • Base de las estimaciones. Debes detallar en este apartado cualquier supuesto básico que pueda afectar a la inclusión o exclusión de costos indirectos en el presupuesto.
  • Línea base del alcance.
    • Enunciado del alcance. Especifica las limitaciones periódicas de los gastos asignados al proyecto.
    • Estructura de desglose del trabajo. La EDT establece las relaciones entre los entregables del proyecto y sus diversos componentes.
  • Cronograma del proyecto. Con el cronograma podrás conocer las fechas de inicio y finalización para cada actividad del proyecto, los hitos del proyecto, los paquetes de trabajo, los paquetes de planificación y las cuentas de control.
  • Calendario de recursos. Para conocer los recursos con los que cuentas y cuándo los vas a tener disponibles.
  • Contratos. No tienes que olvidar incluir en el presupuesto la información acerca del contrato, los costos relacionados con los productos o servicios que se han comprado.
  • Activos de los procesos de la organización. Porque influyen en la redacción del presupuesto, recuerda que algunos de estos activos son:
    • Las políticas, procedimientos y lineamientos existentes relacionados con la preparación del presupuesto.
    • Las herramientas para la preparación del presupuesto de costos.
    • Los métodos para la preparación de informes.

  

Herramientas y técnicas para calcular el presupuesto

Implementa las siguientes técnicas para que el presupuesto de tu proyecto sea realista y no cometas deslices:

  • Suma de los costos. Las estimaciones se suman por cada paquete de trabajo especificado en la EDT. Estas se suman a su vez para los niveles superiores de componentes de la EDT.
  • Análisis de la reserva. Debes calcular las reservas que tienes para las contingencias y para la gestión del proyecto. Antes de gastarla tienes que pedir la aprobación del director.
  • Juicio de expertos. Inclúyelo para tener una opinión de especialistas en un área de aplicación, de conocimiento, de una industria, etc.
  • Relaciones históricas. Tener en cuenta cualquier relación histórica que dé como resultado cualquier estimación  que permita el desarrollo de modelos matemáticos para predecir los costos totales del proyecto.
  • Conciliación del límite de financiamiento. Tienes que ajustar el gasto de los fondos a los límites de financiamiento establecidos sobre el desembolso de fondos. Puedes hacerlo marcando restricciones de fecha para el trabajo en el cronograma del proyecto.

 

Salidas en la determinación del presupuesto

  • Línea base del desempeño de costos. Debes redactar un presupuesto hasta la conclusión (BAC) que sea aprobado y que detalle su distribución en el tiempo. Este documento tiene que servirte para medir, monitorear y controlar el desempeño global del costo del proyecto.

 

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