Project Management

Cómo planificar las actividades de un proyecto sin cometer errores

El momento de planificar las actividades de un proyecto es el primero de los procesos necesarios para gestionar el tiempo. Este proceso comprende la formación de paquetes de trabajo que han sido especificados en la Estructura de Descomposición de Trabajos (EDT) en una lista de actividades.

 
En líneas generales y siguiendo siempre los procesos de planificación del proyecto, los procesos de gestión del tiempo incluyen:
  • Definir las actividades, se identificas las actividades específicas del coronograma que deben ser realizadas para producir los entregables.
  • En la definición de actividades, se estructurarán los paquetes de trabajo que dan lugar, una vez descompuestos, a las actividades del cronograma.

Una vez finalizada la definición tendrás una lista completa de todas las actividades para ser realizadas en el proyecto

  • Establecer la secuencia, para ello, se identifica y documenta las dependencias entre actividades.

Para no cometer errores en este punto las actividades del cronograma deben ordenarse indicando las actividades precedentes implicadas, así como adelantos y retrasos.

El peligro de no realizar bien la secuenciación podría ser obtener un cronograma poco adecuado a la realidad y a la capacidad para realizarlo. Puedes emplear software, técnicas manuales o una combinación de ambas.

En cuanto a la secuenciación de las actividades otro de los errores que se pueden cometer es no actualizarla en la salida, debes hacerlo para incluir los cambios aprobados.

  • Estimar los recursos, tanto tipo como cantidad.

En este punto debes tener en cuenta la ubicación geográfica de los recursos para valorar cuándo estarán disponibles.

En cuanto a las técnicas y herramientas, ten en cuenta que puedes requerir el juicio de expertos, el análisis de las alternativas que tengas para realizar cada actividad.

En la salida, de nuevo, ten en cuenta las actualizaciones.

  • Estimación de la duración de las actividades, la cantidad de periodos necesarios para completar las actividades
  • Desarrollar el cronograma, basado en el análisis de las secuencias, la duración, los recursos y las restricciones del cronograma.

Ten en cuenta las restricciones o asunciones del alcance del proyecto que puedan tener impacto sobre el cronograma.

Utiliza técnicas, como el método crítico o la nivelación de recursos, para calcular fechas de inicio y finalización tempranas y tardías,  de todas las actividades del cronograma.

  • Control del cronograma, por si surgen cambios.

Debes tener en cuenta, para no cometer errores, y si se trata de proyectos de corto alcance, que la secuenciación de actividades, los recursos necesarios, su duración y el desarrollo del cronograma están íntimamente relacionados, por lo que se realizan a la vez por una persona.

 

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