Project Management

Checklist proyecto: los esenciales

Un project manager no necesita de uno, sino de infinidad de checklist proyecto para poder ejercer su labor con total garantía de éxito: evitando errores, reduciendo los lapsos y descuidos y minimizando el riesgo. Un proyecto es un entorno muy cambiante y tener una guía a la que poder acudir para poner un poco de orden en el caos resulta de gran utilidad. A la hora de confeccionar las distintas plantillas de gestión de proyectos es muy recomendable preparar un checklist proyecto previo, inspirado en las cuestiones más relevantes que se conozcan, en base a la experiencia a lo largo de la carrera profesional como Project Manager y a la formación especializada recibida.

 

Checklist proyecto: la preparación

Antes de lanzarse a la búsqueda o elaboración de diferentes plantillas que den soporte a la gestión, merece la pena invertir un poco de tiempo en plantearse las preguntas que ayudan a confeccionar un buen checklist proyecto que sirve de estructura para cualquier otra herramienta. Las que no pueden faltar son las siguientes:

1.Recursos

  • Recursos disponibles
  • Recursos necesarios.
  • Recursos empleados en proyectos anteriores similares.
  • Lecciones aprendidas aplicables de proyectos anteriores equiparables.

2. Cuestiones ejecutivas

  • Relación del proyecto con el plan estratégico.
  • Relación con prioridades de negocio.
  • Incidencia en la posición competitiva de la organización.

3. Administración

  • Responsable del proyecto.
  • Líneas de comunicación.
  • Métodos de presentación de informes.
  • Estructuras necesarias.
  • Frecuencia de las reuniones.
  • Dotación de personal actual.
  • Necesidad de contrataciones.
  • Necesidad de recurrir a consultorías externas.
  • Formación necesaria para los equipos.

4. Finanzas

  • Coste estimado del proyecto.
  • Presupuesto del proyecto.
  • Modos de financiación.
  • Beneficios potenciales.
  • Existencia de sponsors.
  • Plazo de entrega.
  • Existencia de penalizaciones por retrasos.

5. Calidad

  • Medios de monitorización del progreso.
  • Fuentes de verificación.
  • Indicadores clave de gestión.
  • Responsables de la recogida de métricas.
  • Periodicidad de los informes.

6. Política

  • Consideraciones sobre las partes interesadas.
  • Identidad de los accionistas.
  • Identidad de los miembros de los equipos.
  • Identidad de los proveedores.
  • Identidad del cliente.

7. Legal

  • Normativa aplicable.
  • Legislación especial aplicable.
  • Reglas internas aplicables.

8. Espacio / Instalaciones / Equipo

  • Instalaciones necesarias.
  • Equipos necesarios, momento de intervención en el proyecto y su procedencia.
  • Herramientas necesarias, momento de intervención en el proyecto y su procedencia.
  • Soluciones tecnológicas necesarias.

9. Riesgos

  • Riesgos que pueden afectar a la viabilidad del proyecto.
  • Riesgos potenciales.
  • Probabilidad de aparición de cada riesgo.
  • Medios de prevenirlos.
  • Plan de contingencia.

Además de estas nueve áreas de conocimiento, imprescindibles para cualquier checklist de proyecto que se vaya a elaborar, puede resultar enriquecedor indagar en los puntos fuertes del proyecto, desde su planteamiento y sus principales debilidades; así como en la aportación del proyecto a su cumplimiento para la organización. Por último, no puede olvidarse la importancia de revisar los checklist proyecto para mantener su utilidad en base a una buena actualización.

 

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