Project Management

Los 4 factores que más influyen en el éxito de un proyecto

Si estas interesado en llevar tus proyectos al éxito en cuanto a cumplimiento del tiempo, costes, y calidad es muy importante que conozcas las principales causas por las que fracasan los proyectos así las puedes anticipar y evitar. Teniendo en cuenta que los tres factores más importantes a controlar en un proyecto son: plazo, presupuesto y calidad; existen 4 factores que toda gestión de proyectos debe contemplar por ser los de mayor influencia en los resultados alcanzados. Estos factores no son excluyentes, han de tenerse en cuenta a la vez, y no son los únicos, ya que existen otros que también pueden afectar al balance de un proyecto. Sin embargo, sí son los más decisivos y por ello merecen una atención especial. Se trata de:

  •  Claridad en la definición de objetivos.
  •  Utilización de una metodología.
  •  Precisión en la planificación.
  •  Compromiso de los participantes.

Los tres primeros tienen en común que la responsabilidad sobre ellos recae en la Dirección de Proyecto, sin embargo, el último no depende exclusivamente de los roles ejecutivos, sino que la responsabilidad se extiende a todos los niveles del organigrama. Si bien, para conseguir alcanzar ese compromiso es tarea de la Dirección el lograr implicar a todos los integrantes del proyecto.   

Claridad en la definición de objetivos: el paso nº1 para una gestión de proyectos de éxito

La falta de claridad en la definición de objetivos tiene varias implicaciones que afectan de manera negativa al proyecto, a sus participantes y a la Dirección misma. En concreto:

  •  Al proyecto: pueden producirse retrasos causados por malentendidos, es posible que se produzca la convergencia de intereses, será necesario invertir más tiempo en negociaciones, puede hacer falta terminar empelando más recursos y, por tanto, acabará haciendo falta un presupuesto mayor del estimado.
  •  A la Dirección: su imagen se ve deteriorada, puede perder la confianza, es posible que se vea abocado a una inadecuada gestión de recursos o a una asignación de cargas de trabajo desequilibrada.
  •  A los participantes: puede haber malos entendidos, se empobrece la comunicación, pueden provocarse situaciones de insatisfacción o pérdida de motivación.

 

Gestión de proyectos y utilización de una metodología

Hoy día todo se mide, la tecnología avanza sin tregua y la inmediatez es una exigencia. Aplicado a la gestión de proyectos esto supone la necesidad de:

  •  Conocer en todo momento en qué punto se está y hacia dónde se va.
  •  Permanecer continuamente actualizado.
  •  Priorizar la automatización cuando sea posible.
  •  Mejorar las comunicaciones siempre que se pueda.

Alcanzar estos estándares no es posible sin la ayuda de instrumentos que permitan visualizar el estado, plantear unas directrices que guíen hacia las metas y establecer los medios necesarios para compartir información de calidad. Las metodologías para la gestión de proyectos reúnen los datos más relevantes que se han de conocer para dirigir el proyecto y ayudan a discernir lo esencial de lo secundario, al mismo tiempo que pueden emplearse en sí mismas como herramienta de comunicación.  

Precisión en la planificación. Un aspecto incuestionable en la gestión de proyectos

Muy relacionado con el punto anterior, y estrechamente vinculado a las necesidades que en él se exponían, se encuentra el requisito de precisión en la planificación, sin el cual el riesgo aumenta y las posibilidades de entregar con éxito el proyecto disminuyen. La planificación es crucial para evitar fallos que, en estadios más tardíos, en pleno desarrollo de proyecto, pueden escapar al control. Por ejemplo:

  •  Un error de cálculo en cuanto a la duración estimada de una actividad puede provocar el retraso de todas las siguientes, si existían dependencias.
  •  Un planning excesivo en cuanto a la necesidad de recursos puede hacer incurrir en costes extra sin justificación.
  •  Una mala planificación relacionada con la distribución de recursos puede llevar a tener que "compartir" recursos entre varias actividades, causando retrasos.

El tiempo invertido en la fase de planning es tiempo ganado en la recta final del proyecto y el mejor ejemplo de ello es la eficiencia del método de la cadena crítica, que se basa precisamente en este principio y es la metodología con mayores resultados de éxito.

  • Éxito en la gestión de proyectos = compromiso de los participantes

Al igual que en el funcionamiento de cualquier empresa, en el transcurso de un proyecto las personas son el activo estratégico más importante. Cada individuo alberga un elevado potencial y es necesario saber extraer todo el valor que puede aportar. En concreto, si se cuenta con personas motivadas, que se identifican con las metas de proyecto, trabajan a gusto y conocen la importancia de su aportación personal para el objetivo global se evita:

  •  La procrastinación.
  •  La aparición del Síndrome del Estudiante.
  •  La puesta en práctica de la Ley de Parkinson.
  •  La proliferación de errores humanos debidos a pérdidas de atención o falta de concentración.

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