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La necesidad creciente de la Gestión del Portafolio de proyectos

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Gestión del Portafolio de proyectos

En project management definimos una cartera o “portafolio” como una colección de componentes (proyectos, programas, y otro trabajo tal como mantenimiento y operaciones en curso) que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de ese trabajo, en busca de alcanzar los objetivos estratégicos. Los proyectos o programas del “portafolio” pueden no ser necesariamente independientes o directamente relacionados.

Seamos conscientes de ello o no, en una organización siempre existe un “portafolio”, compuesto por un conjunto de iniciativas. Las iniciativas pueden o no estar relacionadas, ser interdependientes o gestionarse propiamente como un portafolio.

Un “portafolio” es probablemente una de las medidas más auténticas de la intención, dirección y progreso de una organización. Es donde se toman las decisiones de inversión, se asignan los recursos y se identifican las prioridades. Si los componentes de un portafolio no están alineados con la estrategia, la organización debería cuestionarse por qué se llevan a cabo. La gestión del portafolio se centra en asegurar qué programas y proyectos tienen prioridad para asignar recursos (personas, presupuesto…) que sean consistentes y estén alineados con la estrategia organizativa.

Con la gestión del “portafolio”, la organización intenta alinear los proyectos con los objetivos estratégicos, aprobar solocomponentes de trabajo (proyectos, operaciones, etc) que apoyan directamente objetivos de negocio, y gestionar el riesgo del portafolio como resultado de una mezcla de componentes.

Los componentes pueden de hecho diferirse por la organización cuando el riesgo de añadir al actual “portafolio” uno o más de ellos alterarían el balance y excedería en la tolerancia al riesgo de la organización. Como resultado, el portafolio de una organización representa una fotografía de los componentes seleccionados, que refleja la gestión estratégica (o la carencia de ella) y afecta a los objetivos estratégicos de la organización.

En resumen, podemos afirmar que los objetivos principales de la gestión del portafolio son:

  • Definir la mejor estrategia de nuevos productos/proyectos para la organización.
  • Seleccionar los mejores proyectos para los nuevos productos o servicios.
  • Alcanzar el balance ideal entre los proyectos.

Vistos sus objetivos, nos damos cuenta que la gestión de un portafolio debe ser un proceso de toma decisiones dinámico en el que la lista de proyectos se revisa continuamente:

  • Se evalúan, seleccionan y priorizan nuevos proyectos.
  • Se aceleran, matan o se cambian prioridades de proyectos en curso.
  • Se asignan nuevos recursos o se reasignan entre proyectos activos.

¡Y todo ello considerando un negocio sostenible, y el éxito a medio y largo plazo!

En las organizaciones de hoy en día, con escasos márgenes de maniobra en los negocios, la necesidad imperiosa de ser eficientes y mejores a la competencia, y la búsqueda del valor hacia los clientes, la Gestión del Portafolio (en mayúsculas) se está convirtiendo en imprescindible. No se trata ya de “optimizar”, o “aumentar eficiencia”, sino de sobrevivir.

Fijaos además que no estamos hablando solamente de tareas de una gran corporación y empresa multinacional, sino que cualquier start-up o micro-empresa debe orientar muy bien sus esfuerzos, iniciativas, proyectos, en el camino hacia cumplir con quiénes quieren ser, con su visión y misión. Con más motivo: en una micro-empresa los recursos están todavía más limitados, no hay posibilidad de iteración o error, la selección de hacia dónde vamos es un camino solo de ida.

En este contexto es necesario que pensemos muy bien cuáles son las tareas de un portafolio manager. ¿Qué responsabilidades debe tener? Las asuma el Director General, o cualquier otra figura dentro de la organización, un portafolio manager debería:

  1. Establecer y/o mantener un marco y una metodología para la gestión de portafolios dentro de la organización. Quizá en una start-up sería un método simple y poco complejo, OK, pero hay que definir cuál es.
  2. Establecer y/o mantener los procesos de gestión de portafolio adecuados (por ejemplo, gestión de riesgos en conjunto).
  3. Guiar en la selección, priorización y balance del portafolio, para asegurar su alineamiento con los objetivos y prioridades de la organización.
  4. Dimensionar, establecer y mantener la infraestructura apropiada y los sistemas de soporte para la gestión del portafolio.
  5. Revisar, reasignar, re-priorizar y optimizar continuamente el portafolio y asegurar la conformidad con los objetivos y las oportunidades de mercado cambiantes.
  6. Proporcionar oportunamente a los implicados clave los análisis de la selección de componentes, priorización, y rendimiento, así como la pronta identificación de incidencias a nivel de portafolio y de los riesgos que puedan impactar en el desempeño.
  7. Medir y controlar el valor del portafolio a través de indicadores de desempeño clave como el retorno de inversión (ROI), valor actual neto (VAN), payback period (PP), así como asegurar la conformidad con regulaciones y normativas legales, satisfacer las necesidades de información de los implicados actuales o futuros, etc.
  8. Dar soporte a la toma de decisiones asegurando la oportuna y consistente comunicación con los implicados sobre el progreso, cambios e impacto en los componentes del portafolio.

En 2015 estas funciones se están convirtiendo en necesidades clave en todo tipo de organizaciones, más allá del project management centrado en cada proyecto individualmente. ¿Qué otras responsabilidades le asignarías en tu organización a un portafolio manager? ¿Cuán importante crees que es para tu organización el mejorar en estos aspectos?

  Escrito por Marc Bara.

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