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Cómo mejorar los resultados de proyectos en un 35%

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resultados de proyectosEn este post me gustaría tratar el resultado de una investigación llevada a cabo por el Project Management Institute (PMI) este 2015, mediante la encuesta y entrevista a más de 2400 practicantes de la gestión de proyectos en todo el mundo. El objetivo ha sido conocer la realidad sobre la Gestión del Conocimiento en proyectos, y lleva por título “Capturing the value of Project Management through knowledge transfer”. En el apéndice del artículo se compilan los resultados cuantitativos de esos datos, y también se dispone de una presentación en youtube.

Ya vimos en post anteriores lo importante que es la “Gestión del Conocimiento” en Project Management. Este estudio reciente del PMI supone una reflexión, tanto cualitativa como cuantitativa, sobre los beneficios que la buena gestión del conocimiento (adquirido por una compañía y sus empleados a lo largo de sus proyectos) puede reportar a la misma.

Como primer punto a destacar de este estudio es que señala que las organizaciones más efectivas en la Transferencia del Conocimiento (TC) son aquellas que presentan mayores ratios de efectividad en cada uno de los componentes que forman el ciclo de vida de la TC, siendo los siguientes:

  1. Identificar el conocimiento a ser transferido;
  2. Capturar ese conocimiento;
  3. Compartir el conocimiento capturado;
  4. Aplicar el conocimiento transferido;
  5. Evaluar los beneficios del conocimiento transferido.

A partir de esta definición se categoriza el estudio entre empresas que son Muy Efectivas en la TC y aquellas que son Poco Efectivas en la TC. El artículo demuestra cuantitativamente que:

Los resultados de proyectos gestionados por organizaciones Muy Efectivas en Transferencia del Conocimiento son un 35% mejores que los de los proyectos gestionados por organizaciones Poco Efectivas en Transferencia del Conocimiento.

El artículo también nos muestra los siguientes datos relevantes, directamente vinculados a los resultados de proyectos:

 resultados de proyectos

Es importante destacar, por tanto, que este estudio indica que las organizaciones que son exitosas en la transferencia del conocimiento obtendrán mayores beneficios y valor añadido en resultados de Project Management, y por tanto la acción de dedicar tiempo, dinero y medios a esta transferencia se hace esencial para cada proyecto, programa y/o portfolio ejecutado.

Sin embargo, a pesar de su importancia, y de su retorno en beneficios, no todas las empresas implantan buenas prácticas para que esta transferencia de conocimiento sea exitosa. ¿Por qué si esta disciplina tiene tanta importancia y puede conseguir tanto valor añadido a las corporaciones, no se aplica de una manera ordenada? ¿Por qué el 100% de las empresas no se proveen del personal y medios necesarios para su correcta gestión? ¿Por qué usualmente las altas gerencias se enfocan en otros campos (casi siempre económicos) sin dar importancia al legado de conocimiento ganado en sus proyectos?

Se podría decir que algunas empresas pasan por alto estos aspectos, y no establecen una cultura interna de transferencia del conocimiento, lo que hace a la organización menos efectiva. El primer aspecto pues es de cultura organizacional. Por otro lado, no solamente la gerencia aporta poco a esta transferencia; se trata de educar a las personas en mejores formas de comunicarse, en auto ayudarse, en intentar aprender del resto de compañeros, pero las prioridades de los individuos no facilitan esta tarea. Las personas y su liderazgo juegan el papel clave en esta transferencia.

Es destacable, por encima de todo, el papel que las personas tienen para la correcta aplicación de la transferencia del conocimiento dentro de las organizaciones.

Es a través de las personas y de la conciencia que se le haga tomar a cada uno de los miembros de un departamento, de un equipo de proyecto, etc. donde las cinco fases anteriormente descritas adquieren la relevancia necesaria. Y sobre todo, estas personas deben verse reflejadas e inspiradas en los líderes adecuados, los cuales juegan la carta más alta dentro de esta disciplina. Los líderes harán aprender, orientarán y transformarán la cultura organizacional hacia este camino para conseguir que las mejores y más constantes prácticas de transferencia del conocimiento ocurran en todos los niveles de la organización. Por ejemplo, el estudio demuestra que las organizaciones Muy Efectivas en Transferencia de Conocimiento tienen 5 veces más probabilidades de tener una PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) que de soporte en estos aspectos.

Otro punto destacable del estudio es que señala la dificultad de identificar el conocimiento crítico a guardar, así como la tarea de transferirlo. Esto es así porque el concepto “conocimiento” abarca muchas formas del “saber”. Muchas veces esto es denominado “know-how” y puede estar escrito o no, centralizado o esparcido, o puede ser parte de la experiencia de los empleados; con lo que se transforma en un recurso difícil de identificar, almacenar y transferir de manera escalable y eficaz.

Por último, podríamos hacer un apunte: “El desconocimiento de la transferencia del conocimiento”. Esta frase define perfectamente muchas de las situaciones que se dan a menudo en diferentes departamentos y organizaciones. La importancia tan elevada que la transferencia del conocimiento posee para las organizaciones es completamente desconocida en muchos de sus niveles.

Con este tipo de estudios como el llevado a cabo por PMI, nos damos cuenta de que tiempo, dinero y objetivos están implícitamente ligados a la correcta transferencia del conocimiento, a guardar “lecciones aprendidas”, a hacer nuestros equipos de trabajo más hábiles y efectivos con un conocimiento compartido. Si no se pueden identificar, capturar, compartir, aplicar y evaluar todos los aspectos del conocimiento ganado en proyectos anteriores, seguiremos con retrasos, sobrecostes y falta de cumplimiento en muchos de los proyectos.

Escrito por Marc Bara. Programas relacionados con el Post:

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