Project Management

De la especificación a la estructura en proyectos electrónicos

Para poder entregar un proyecto en la condiciones pactadas es importante comenzarlo de la mejor manera. En los proyectos electrónicos la especificación de los requerimientos del cliente es extremadamente relevante, como también lo es la determinación de una estructura sólida, sobre la que poder trabajar y que debe servir a los equipos para enfrentarse a sus actividades de manera informada.

 

Especificación en proyectos electrónicos

Una especificación es la definición del proyecto. Se trata de un planteamiento del problema, pero no de la solución. Normalmente, la especificación en los proyectos electrónicos contiene errores, ambigüedades y otros  equívocos que pueden llevar a la confusión. El trabajo en la especificación puede considerarse como la primera etapa del aseguramiento de la calidad de proyecto, ya que identifica y contrarresta los problemas en la base misma del proyecto, aumentando la eficacia en el control y suponiendo una gran inversión en tiempo. El pliego de especificaciones debe quedar siempre concretado por escrito y firmado el acuerdo por ambas partes. Evitar pactos verbales y determinar las especificaciones de manera consensuada tiene varios beneficios:

  • La claridad revelará malentendidos a tiempo de poder ser prevenidos.

  • La integridad eliminará supuestos contradictorios, que podrían desembocar en el despilfarro de recursos o los retrasos en los proyectos electrónicos.
  • El rigor del análisis expondrá los detalles técnicos y prácticos que a veces se pasan por alto.
  • Las fuerza del acuerdo ayudará a todos los interesados a tomar en serio lo que se determine en materia de especificaciones, facilitándoles el pensar acerca de los detalles.

Desde el punto de vista el Project Manager, el contar con un documento formal con las especificaciones ofrece protección contra las dudas o los cambios que se quieren introducir cuando la ejecución del proyecto ya está en marcha. Este pliego consensuado sirve como medio de prueba y capacita para exigir la ampliación de plazos o la modificación del precio final, en virtud de la diferencia en tiempo, trabajo y recursos que el aplicar las modificaciones supondría.  

 

La optimización de proyectos electrónicos que permite una buena estructura de base

Concretados todos los aspectos relativos a las especificaciones, el próximo paso en los proyectos electrónicos  es decidir qué trabajos han de llevarse a cao y cómo debe abordarse cada tarea. En este punto, proporcionar un marco de trabajo, para planificar y comunicar lo que hay que hacer es fundamental. Sin una estructura, el trabajo se plantea como una serie de tareas no relacionadas en las que no existe motivación hacia el logro y que no permiten experimentar la sensación de progreso. Si se priva a los equipos de la visión necesaria para comprender cómo las tareas individuales encajan entre sí y contribuyen a una meta común, el trabajo parecerá inútil y que se puede extender el sentimiento de frustración entre los individuos. Para mejorar la planificación a largo plazo y optimizar los resultados en proyectos electrónicos hace falta estudiar las especificaciones y traducirlas en un conjunto completo de tareas vinculadas entre sí. Para conseguirlo, existen algunas herramientas de gestión de proyectos muy útiles, como la estructura de descomposición del trabajo, que permite de forma muy simple llegar a una lista de tareas que ya sólo quedará distribuir y sujetar a un programa de seguimiento que garantice que su cumplimiento se produce de forma puntual y en las condiciones previstas.

 

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