Project Management

Errores a evitar en la planificación de recursos de un proyecto

Errores a evitar en la planificación de recursos de un proyecto

Una persona requerida a la vez en dos tareas diferentes, actividades sin terminar, entregables que no se completan a tiempo, falta de motivación, descenso de la productividad... Las consecuencias de los errores en la planificación de recursos de un proyecto se pagan muy caro. Hoy día, existen en el mercado numerosas herramientas que facilitan esta labor, responsabilidad del Director de Proyecto. Metodologías de gestión, software específicos pero, a pesar de ellas, se siguen cometiendo fallos. Conocerlos es el primer paso para poder evitarlos. 

Planificación de recursos: los fallos más graves

Las etapas iniciales de un proyecto, iniciación y planificación, marcan en curso del mismo hacia el éxito o lo abocan directamente al fracaso. Uno de los aspectos más delicados es la tarea de planificación de recursos, para la que es necesario contar con datos suficientes, objetivos y contrastados; además de conocer las limitaciones y supuestos del proyecto. La experiencia y la formación contribuyen a minimizar el margen de error en esta labor, durante la que hay que estar prevenido para no caer en ninguno de los siguientes errores:

  1. Desconocimiento de los requisitos: a veces éstos son pobres o a veces están incompletos. La cuestión es que si no se conocen con detalle, el alcance del trabajo estará mal distribuido haciendo que sea prácticamente imposible dar una estimación precisa. La forma de evitar este fallo es volviendo atrás y completando los requisitos antes de partir de información tan incompleta para distribuir cargas de trabajo o hacer presupuestos.
  2. Presiones externas: muchas veces la Alta Dirección pone sus condiciones que se traducen en objetivos casi irrealizables y plazos difíciles de cumplir. Por desgracia, esta circunstancia es más frecuente de lo que sería deseable. Dada una situación de este tipo, es responsabilidad del Director de Proyecto informar a sus superiores de los factores de riesgo que implica esa forma de proceder. Hay que exponer con argumentos sólidos el disconfort que provoca un punto de partida de esas características y tratar de negociar unas condiciones más flexibles.
  3. No tener en cuenta los riesgos: la incertidumbre y el riesgo deben tenerse en cuenta y su impacto en el curso del proyecto es tan crítico que para su gestión es preciso un plan. No se puede estandarizar, aunque sí se pueden revisar las lecciones aprendidas de otros proyectos, que pueden servir de inspiración para resolver determinadas situaciones y optimizar la planificación de recursos.
  4. Falta de comunicación entre el la dirección de proyecto y los equipos de trabajo: pese al rol del Director de Proyecto y su posición en el organigrama, la aportación del saber hacer, el conocimiento y la experiencia de miembros de los equipos e trabajo en la etapa e planificación es e gran valor. Involucrar al ejecutor real en el proceso de estimación siempre que sea posible es una de las mejores prácticas en gestión de proyectos que evita muchos fracasos.
  5. Inadecuada asignación de roles y responsabilidades: para poder completar esta misión con éxito, no sólo hay que conocer las tareas a realizar a la perfección, sino que también es necesario contar con un conocimiento adecuado de las personas que se encargarán de ejecutarlas. Hay que saber elegir a la persona adecuada para cada actividad y tener claro que la comunicación y la transparencia en la gestión son dos factores insustituibles en el desarrollo de esta labor.
  6. Exceso de optimismo: es uno de los problemas más graves en la planificación de recursos de un proyecto. Cuando la estimación que se hace está basada en los mejores escenarios en todos los ámbitos, las posibilidades de ajuste con la realidad pierden alineación al mismo tiempo que la incidencia del riesgo aumenta exponencialmente. Hacer cálculos realistas, conocer las limitaciones y los riesgos y apoyarse en experiencias anteriores, o al menos documentarse, es el primer paso para evitar consecuencias de difícil solución.

 

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