Project Management

Proyectos sociales: para project managers con una visión diferente

La práctica del Project Management se está convirtiendo en fundamental para el éxito de muchas iniciativas de desarrollo englobadas en lo que se podrían denominar como proyectos sociales. Con presupuestos reducidos y el aumento de las demandas lanzadas por los donantes, inversores y otras partes interesadas, las organizaciones necesitan incorporar las herramientas y prácticas de gestión moderna de proyectos adecuadas con el fin de lograr los resultados esperados.

Para tener éxito, las organizaciones necesitan para apoyar la gestión de proyectos sociales de arriba hacia abajo, creando un marco de desarrollo flexible que englobe en prácticas, competencias y técnicas escalables que aplicar a la particularidades de cada uno de estos proyectos específicos.

 

Proyectos sociales: tipos de acción y tipos de Project Manager

Los proyectos sociales pueden venir impulsados por empresas privadas siendo, en este caso, iniciativas que se encuadrarían dentro de su área de acción social; o por ONGs (Organizaciones No Gubernamentales), que es lo más habitual. El término organización no gubernamental se refiere normalmente a organizaciones que no son ni un ente público (no están administradas por el gobierno) ni empresas convencionales, es decir, con fines de lucro. Por lo general, se trata de instituciones creadas y promovidas por ciudadanos comunes, lo que no impide que, en la práctica puedan estar financiadas, al menos en parte, por gobiernos, fundaciones o empresas. El Banco Mundial clasifica a las ONG en dos tipos: - ONG operacionales: son las que se dedican principalmente a proyectos sociales de desarrollo. - ONG de defensa: su propósito es la promoción de una causa. Esta clasificación, a su vez, da lugar a la diferenciación de los proyectos sociales en dos tipos, según su finalidad:

  1. Proyectos sociales de acción directa: es la que se ocupa de resolver un problema sin intermediarios y buscando producir un cambio efectivo.
  2. Proyectos sociales de acción indirecta: su objetivo es ejercer la influencia necesaria en las personas con poder y/o capacidad para promover el cambio que se precisa.

Teniendo en cuenta las diferencias principales entre ambas opciones, a la hora de elegir entre los distintos proyectos sociales, como Project Manager hace falta hacerse las siguientes preguntas: - ¿Es relevante? - ¿Merece la pena el esfuerzo? - ¿Es viable? - ¿Es apropiado? - ¿Impactará de forma positiva, no sólo en la sociedad y el entorno sino en mi propia carrera profesional? Los proyectos sociales no son la mejor alternativa para cualquier Director de Proyecto. Responsabilizarse de la gestión de uno requiere de individuos: - Con tolerancia a la ambigüedad y capaces de gestionar la incertidumbre. - Con una actitud inquisitiva y una curiosidad innata. - Persistentes. - Capaces  de pensar fuera de la caja. - Abiertos de mente. - Exhaustivos en su trabajo y atentos al detalle. - Perseverantes. - Flexibles. Su labor debe estar siempre orientada a resultados, por ello es importante el dominio de las técnicas, métodos y herramientas necesarias para llevar a cabo la monitorización de las tareas y actividades que compongan el proyecto y el seguimiento de los resultados. En último término se trata de confirmar el propósito de la organización, por encima incluso de las metas del proyecto; sus objetivos últimos y su efectividad a la hora de alcanzarlos.  

 

El principal problema de los proyectos sociales

Desastres naturales, conflictos de intereses, interferencias políticas son algunos de los grandes retos que los Project Managers responsables de proyectos sociales deben afrontar casi a diario. Sin embargo, entre todos estos desafíos existe uno que, de forma irremediable, afecta a todas las iniciativas de este tipo. Se trata de las dificultades de financiación. Estos problemas se derivan de:

  1. Establecimiento de duración de proyecto inapropiada: el compromiso de los fondos del proyecto es a menudo demasiado corto para permitir la planificación y el desarrollo a largo plazo. Los proyectos sociales requieren financiación a largo plazo para hacer frente a la mayoría de los problemas contra los que deben luchar, pero hay una escasez de donantes dispuestos a comprometerse por períodos superiores a tres años.
  2. Asesoramiento y apoyo limitados: debido al volumen y la frecuencia del reporting que se exige a las organizaciones que desarrollan proyectos sociales, el personal de haya muy comprometido y acusa, en la mayoría de ocasiones, un mayor apoyo institucional para levantar esa carga que frena su avance y afecta a su imagen de transparencia.
  3. Inadecuado establecimiento de propósito y prioridades: muchas veces no es un problema de formación o capacidad del project manager sino que se debe a los cambios repentinos que transforman el escenario de actuación. En cualquier caso, la necesidad de adaptación a las circunstancias reales puede hacer que las nuevas metas pierdan relevancia para la sociedad que buscan para apoyar o representar o para los inversores que se habían comprometido con la empresa original.
  4. Efectos negativos de la competencia: si bien el factor competitivo favorece a las empresas más desarrolladas que se encargan de proyectos sociales, ya que pueden preparar mejores propuestas; supone un grave inconveniente para otras más nuevas o sin experiencia, que quedan en desventaja y pierden oportunidades de financiación.
  5. Presión a nivel de emisión de informes: a menudo, los requisitos de información son demasiado exigentes y, al final, es la integridad y la profesionalidad del propio informe, ya sea narrativa o financiera, la medida del éxito del proyecto, en lugar de las actividades que se están llevando a cabo.
  6. Limitaciones asociadas al gasto: los donantes a menudo desean ver resultados sólo en las actividades de proyecto definidas como tal y prohíben o limitan el uso de los fondos para los gastos generales de la organización. Los gastos esenciales de administración y gestión son difíciles de soportar y, además, el reto del Project Manager está en que, cuanto mayor sea el proyecto, mayor será la presión sobre la organización para encontrar o demostrar la cofinanciación.
  7. Variedad de fuentes de financiación: las organizaciones que se encargan de llevar a cabo proyectos sociales necesitan fondos en diversos momentos y para distintos usos. Cuando se ven obligadas a buscar fuentes de financiación no tradicionales pueden estar aceptando demasiado alto riesgo y baja rentabilidad.
  8. Insuficiente capacidad organizativa: el desarrollo de capacidades suele ser más difícil de medir y, por lo tanto, tiende a disfrutar de menos apoyo, quedando en un segundo plano muy poco recomendable.

Para hacer frente a estas limitaciones y estimular la diversificación de los recursos financieros, el autofinanciamiento puede ser la mejor solución. Esta opción, que implica la obtención de ingresos por métodos empresariales internos, se apoya en métodos y estrategias como: 

- Cuotas de afiliación.

- Honorarios por servicios.

- Ventas de productos.

- Monetización de activos materiales, como por ejemplo el alquiler de equipos.

- Monetización de activos intangibles, como patentes, derechos de autor.

- Emprendimientos auxiliares. La autofinanciación de los proyectos sociales consigue aumentar el nivel de ingresos y contribuye a la estabilidad de la situación monetaria de la organización, que queda mejor preparada ante los cambios en las fuentes de financiación y la volatilidad de las políticas. Además, entre sus beneficios se encuentran:

- Mejora de la capacidad de la organización en la planificación, gestión y  eficiencia.

- Mejora de la imagen y la transparencia de financiación. Sin embargo, para que los proyectos sociales puedan hacer frente a uno de sus principales desafíos de esta forma, precisan de buenos líderes, project managers capaces de vencer la resistencia al riesgo y la incertidumbre que se puede generar en relación con el  autofinanciamiento y con las capacidades organizativa suficientes para llevar a cabo la gestión que se precisa.  

 

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