Project Management

Cómo crear un Gantt chart con Excel paso a paso

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El Gantt chart es una de las herramientas esenciales para un Project Manager. Su contribución a la gestión de proyectos tiene que ver con la simplicidad de su uso, que facilita enormemente la tarea de planificación de proyecto, en ocasiones tan complicada. Sin embargo, pese a que resulta un método de sencillo manejo y su creación no entraña serias dificultades, un fallo podría comprometer al global del proyecto, dejando al Director de Proyecto en una situación muy incómoda.

 

Confección de un Gantt chart con Excel, paso a paso

Para crear el Gantt chart utilizando Excel, sólo hay que seguir las siguientes instrucciones:

1. Crear una tabla de tareas: hacer un listado con todas las tareas que intervienen en el proyecto intentando que esta lista sea lo más completa posible, es la base del Gantt chart, para evitar tener que añadir modificaciones posteriores (algo que no resultaría demasiado sencillo, dadas las limitaciones de Excel).

  •  Ubicar en primer lugar a la que tiene marcado su inicio primero y en última posición a la última en dar comienzo.
  •  Asignar a cada tarea una denominación, lo más descriptiva, clara y concisa posible.
  •  Asociar cada tarea a una fecha estimada de inicio y de fin.
  •  Establecer, en base a dichas fechas, la duración de cada actividad y recoger por escrito este plazo.

2. Dibujar un diagrama de barras: Excel cuanta con una funcionalidad que permite insertar un diagrama de barras desde su menú principal que resultará muy útil para el Gantt chart desde el punto de vista gráfico. De entre las opciones que ofrece, es recomendable escoger el diagrama de barras apiladas, que permite comparar la contribución de cada valor al total entre categorías.

  •  Hacer clic en la pestaña "insertar", del menú superior.
  •  Apoyar el ratón sobre el icono "barra".
  •  Seleccionar la opción "barra apilada".

3. Incorporar los datos al diagrama: se trata de completar el Gantt chart con la información de proyecto.

  •  Hacer click con el botón derecho del ratón sobre el diagrama en blanco.
  •  Escoger la opción "seleccionar datos" y, a continuación "agregar".
  •  Copiar, en primer lugar, "fecha de inicio".
  •  Bajar a "valores de la serie" e incorporar todos los valores correspondientes a esa serie, previamente seleccionados con ayuda del ratón.
  •  Pulsar la opción "aceptar".
  •  Volver a agregar otra serie, en esta ocasión, "Duración". proceder de la misma forma.
  •  Ir a la opción "Editar" y seleccionar todas las tareas, desde la primera a la última. Aceptar.
  •  Volver a aceptar y comprobar que ya aparece el primer borrador del Gráfico de Gantt, aún no terminado.
  •  Opcionalmente, se puede eliminar la etiqueta que aparece a la derecha de la gráfica, simplemente pulsando con el ratón sobre ella y deleteando.
  •  A continuación, se selecciona la primera sección de las barras (aparece por defecto en color azul) pulsando en cualquier barra. Es momento de dar formato a la serie de datos.
  •  Seleccionar la opción de relleno y se selecciona sin relleno. Después se selecciona la opción "línea" y se escoge "sin línea".
  •  Se actúa de la misma forma con la segunda parte de las barras.

4. Diseñar el Gantt chart: es la primera toma de contacto con los ejes horizontal y vertical del gráfico.

  •  Hacer click con el botón derecho del ratón en cualquiera de las tareas y escoger "dar formato a eje".
  •  Escoger "opciones de eje". Y, una vez dentro, "categorías de orden inverso". activar.

5. Perfeccionar el Gantt chart:

  • Rellenar un nuevo campo en las columnas con la información: "rango de gráfica".
  • Incluir la información "inicio" y "fin", que representan los momentos de iniciación y entrega de proyecto.
  • Seleccionar ambas fechas y en la opción del menú superior "número" clicar en el icono que presenta tres ceros. De esta forma, cada fecha se transforma en un valor numerario.
  • A continuación, se hace click en las fechas representadas en el gráfico con el botón derecho del ratón. Escoger "dar formato a eje".
  • "Opciones de eje": en mínima se selecciona "fija" y se escribe el valor numerario correspondiente a la fecha de inicio, y en máxima se escribe el valor que corresponde a la fecha de fin. Cerrar. de esta forma se consigue un mayor ajuste.
  • Dar formato a eje, de nuevo. Escoger "número" y seleccionar la opción "mes y día", si el proyecto tendrá lugar en el mismo año.
  • Dar formato a eje de nuevo, tanto en tareas como en fechas y escoger agregar líneas de división secundarias.
  • Personalizar el Gantt chart de la forma que se prefiera con colores y efectos Excel.

 

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