Project Management

Cómo afrontar la etapa de seguimiento y control de mi proyecto

Esta etapa del proyecto es clave para determinar tu valía como gestor. Las decisiones que tomes, ya sean encaminadas a seguir por el mismo camino o a ajustar el plan para el logro de objetivos, serán fundamentales para poder hablar de un proyecto de éxito o un proyecto fracasado.

El seguimiento y control del trabajo permitirá saber si todos los recursos asignados al proyecto aseguran que se realice correctametne. Podrás detectar desajustes a tiempo para resolverlos. El feed-back o retroalimentación es esencial; el gestor necesita información  y datos comprobables y actualizados que le permitan tomar decisiones rápidas.

 

 

Algunas características fundamentales de esta fase de control son:

  1. Visión global: el control ha de abarcar todos los aspectos, fases e implicados del proyecto.
  2. Periodización del control: es necesario realizar este seguimiento de forma periódica para establecer una evolución y extraer conclusiones de avance.
  3. Control creativo y eficaz: se trata de buscar las claves, los indicadores que permitan dirigir el proyecto hacia sus objetivos.
  4. Control motivador: el seguimiento de un proyecto nunca debe ser represivo, hay que ejercer un liderazgo transformador y creativo con los colaboradores para obtener lo mejor de cada uno y solucionar los problemas de forma conjunta entre todos los miembros del equipo.
  5. Control flexible: para adaptarse a las circunstancias y hacer posible la consecución de los objetivos.

 

Para llevar a cabo el control será muy útil que implementes técnicas de seguimiento como reuniones, revisiones de los avances reales, informes que realiza tu equipo de trabajo con una frecuencia especificada o software informático para la administración de proyectos. Además, el gestor de proyectos ha de ser ágil a la hora tanto de manejar como de comunicar a los implicados el seguimiento y control.  Se trata de encontrar la manera de revisar ágilmente la información valiosa, no de convertir el seguimiento en una tarea tediosa que retarde cualquier toma de decisiones. Lógicamente, el control financiero es una parte fundamental que el gestor necesita tener muy en cuenta.

El equilibrio entre el tiempo, el objetivo conseguido y el coste implicado para lograrlo son algunos de los aspectos a tener en cuenta para la toma de decisiones. También, y, no menos importante, es cuánto se ha progresado, cuánto ha cambiado el proyecto desde su planteamiento, qué rentabilidad se está obteniendo, a qué problemas y riesgos hay que hacer frente, qué calidad global se consigue y si se cuenta con los recursos materiales y el capital humano necesario. Parte del éxito del gestor de proyectos en este momento del proyecto está en asumir responsabilidades y ser inteligente en la toma de decisiones para conseguir los objetivos.

 

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