Project Management

¿Cómo calculo el presupuesto de mi proyecto sin equivocarme?

Para determinar el presupuesto de un proyecto sin cometer errores deberás sumar los costos que se hayan estimado para las actividades o paquetes de trabajos establecidos en la estructura de desglose de trabajo (EDT), que es el proceso para dividir el proyecto en componentes más pequeños y fáciles de gestionar. Estos datos te permitirán realizar una línea base de costo autorizada.

Para estimar eficazmente el presupuesto de tu proyecto, puedes basarte en las recomendaciones que el Project Management Institute (PMI) refleja en el texto, 

La certificación Project Management Profressional (PMP) cualifica como profesional de la gestión de proyectos, Director de Proyecto Profesional. Se trata de un test de respuesta múltiple compuesto por 200 preguntas sobre gestión de proyectos que convoca el PMI. Superarlo es una cuestión de formación, como la que aporta el Máster en Project Management de OBS Business School, aunque también es cierto que la experiencia puede ayudar. El perfil de los candidatos que asumen este reto no es del todo homogéneo y puede dividirse en tres grupos:

 

  •  Estudiantes que quieren completar su trayectoria académica con la superación de esta prueba, que les abrirá las puertas a un brillante futuro profesional.
  •  Directores de Proyecto que buscan el respaldo que les da una certificación oficial, complemento perfecto a una dilatada carrera profesional.
  •  Profesionales que buscan reciclarse y dar un giro a su plan de carrera, introduciéndose de lleno en el mundo de la gestión de proyectos, con el que ya tenían algún contacto desde ángulos diferentes.

 

La cuenta atrás hacia el examen de certificación PMP

La preparación para la prueba que habilita como un profesional con certificación PMP no se debe abordar como un momento puntual, sino que debe entenderse como un proceso. En este recorrido, hay que aprender lo que significa realmente la gestión de proyectos y, para ello, los pasos a seguir son los siguientes:

1. Buscar una entidad autorizada por el PMI como preparadora para el examen, como OBS Business School, que ha sido evaluada y aprobada como Registered Education Provider (R.E.P.) por el PMI, con su programa Máster en Project Management.

2. Aprender las técnicas, metodologías y métodos de cálculo que se emplean habitualmente en la gestión de proyectos.

3. Conocer ejemplos reales y estudiar casos prácticos que puedan aportar esa visión diferente que la experiencia otorga y que tan útil resulta a la hora de enfrentarse en el mundo laboral a las responsabilidades de un Director de Proyecto.

4. Hacer una toma de contacto en profundidad con el texto, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide), memorizando los conceptos más importantes.

5. Formar un grupo de estudio, que enriquezca las perspectivas individuales aportando profundidad al enfoque que se da a cada tema.

6. Familiarizarse con las preguntas a las que habrá que enfrentarse el día del examen para obtener la certificación PMP, algunas de las cuales pueden encontrarse aquí, y que han de ser objeto de revisión durante la preparación en el centro de formación certificado escogido.

 

Recomendaciones generales para superar la prueba de certificación PMP

Además de seguir los pasos mencionados en líneas anteriores, existen algunas claves que facilitan el aprobar sin problemas el examen para convertirse en un profesional con certificación PMP. Son las siguientes:

  •  No centrarse en aprender todo de memoria, apoyarse en ejemplos prácticos y buscar la comprensión de la materia desde una perspectiva global, recurriendo al detalle en los casos en que sea necesario.
  •  No intentar que el proceso de preparación sea una cuenta atrás. Como todo aprendizaje es un proceso que lleva su tiempo y, en ese periodo y su aprovechamiento, es donde reside la llave del éxito.
  •  Mantenerse actualizado en cuanto a noticias, sucesos y eventos relacionados con el mundo de la gestión de proyectos.
  •  Además de la información aportada por OBS Business School en su programa Máster y en la PMBOK® Guide, ser proactivo y completar los datos adquiridos con nuevas informaciones.

 

Cómo calcular las entradas del presupuesto

Para no cometer ninguna equivocación a la hora de calcular las entradas del presupuesto debes tener en cuenta los siguientes datos:

  • Estimación de costos de las actividades. Calcula el costo de cada actividad de un paquete de trabajo y súmalas todas.
  • Base de las estimaciones. Debes detallar en este apartado cualquier supuesto básico que pueda afectar a la inclusión o exclusión de costos indirectos en el presupuesto.
  • Línea base del alcance.
    • Enunciado del alcance. Especifica las limitaciones periódicas de los gastos asignados al proyecto.
    • Estructura de desglose del trabajo. La EDT establece las relaciones entre los entregables del proyecto y sus diversos componentes.
  • Cronograma del proyecto. Con el cronograma podrás conocer las fechas de inicio y finalización para cada actividad del proyecto, los hitos del proyecto, los paquetes de trabajo, los paquetes de planificación y las cuentas de control.
  • Calendario de recursos. Para conocer los recursos con los que cuentas y cuándo los vas a tener disponibles.
  • Contratos. No tienes que olvidar incluir en el presupuesto la información acerca del contrato, los costos relacionados con los productos o servicios que se han comprado.
  • Activos de los procesos de la organización. Porque influyen en la redacción del presupuesto, recuerda que algunos de estos activos son:
    • Las políticas, procedimientos y lineamientos existentes relacionados con la preparación del presupuesto.
    • Las herramientas para la preparación del presupuesto de costos.
    • Los métodos para la preparación de informes.

  

Herramientas y técnicas para calcular el presupuesto

Implementa las siguientes técnicas para que el presupuesto de tu proyecto sea realista y no cometas deslices:

  • Suma de los costos. Las estimaciones se suman por cada paquete de trabajo especificado en la EDT. Estas se suman a su vez para los niveles superiores de componentes de la EDT.
  • Análisis de la reserva. Debes calcular las reservas que tienes para las contingencias y para la gestión del proyecto. Antes de gastarla tienes que pedir la aprobación del director.
  • Juicio de expertos. Inclúyelo para tener una opinión de especialistas en un área de aplicación, de conocimiento, de una industria, etc.
  • Relaciones históricas. Tener en cuenta cualquier relación histórica que dé como resultado cualquier estimación  que permita el desarrollo de modelos matemáticos para predecir los costos totales del proyecto.
  • Conciliación del límite de financiamiento. Tienes que ajustar el gasto de los fondos a los límites de financiamiento establecidos sobre el desembolso de fondos. Puedes hacerlo marcando restricciones de fecha para el trabajo en el cronograma del proyecto.

 

Salidas en la determinación del presupuesto

  • Línea base del desempeño de costos. Debes redactar un presupuesto hasta la conclusión (BAC) que sea aprobado y que detalle su distribución en el tiempo. Este documento tiene que servirte para medir, monitorear y controlar el desempeño global del costo del proyecto.

 

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PMP and PMBOK are registered marks of the Project Management Institute, Inc.
 

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