Project Management

Stakeholders, ¿de qué forma influyen tu gestión de proyecto?

La gestión de los interesados (stakeholders) es otro aspecto fundamental que tienes que tener en cuenta cuando gestiones el proyecto. En la fase de inicio de la gestión tienes que establecer tanto el registro como la estrategia para la administración de los stakeholders para tener muy claro cuáles son sus expectativas.

Para la administración de los stakeholders es necesario tener en cuenta:

  • Los stakeholders pueden ser impactados positiva o negativamente al finalizar el proyecto.
  • Pueden ganar o perder si el proyecto tiene éxito o fracaso.
  • Los diferentes niveles de autoridad de los stakeholders afectará a la forma en la que ejercen influencia sobre el proyecto y sus entregables.

  

Identificación de los stakeholders

Para la identificación de las personas y organizaciones que serán impactadas positiva o negativamente al finalizar el proyecto y documentar a posteriori la información necesaria para conocer sus intereses y la participación e impacto en el éxito del mismo se utilizan dos estrategias:

  • En el acta constitutiva del proyecto se debe recoger una lista de clientes, patrocinadores, ejecutivos, equipo o entidades externas, etc. Es conveniente  reunirse con los stakeholders identificados para descubrir si hay alguno al que no se le haya incluido.
  • Si el proyecto comprende una actividad de aprovisionamiento o posee un contrato previo hay que utilizar los documentos de adquisición para localizar a los stakeholders clave.

 

Qué necesitas saber sobre los stakeholders

Para identificar adecuadamente a los interesados y manejar correctamente las relaciones con ellos será necesario que recojas la siguiente información

  • Quienes son con nombre, información relevante y posición en su organización.
  • Qué ganan los stakeholders con el éxito o fracaso del proyecto, establecer sus necesidades, su influencia y su expectativa principal.
  • Qué esperan del administrador del proyecto. Para esto es bueno mantener reuniones cara a cara.
  • Qué se espera de ellos.
  • Cuáles son los aspectos sobre los que desean vigilancia. El stakeholder quiere conocer cómo van las cosas y revisar costos, calendarios, calidades, etc.

 

Estrategia de administración de los interesados

Una vez identificados los stakeholders es necesario avanzar con la Estrategia de Administración de los interesados. En ella debes definir el enfoque para obtener el apoyo y reducir los impactos negativos en los stakeholders. Tanto el registro como la estrategia de administración de los interesados son aspectos esenciales del plan de comunicación del proyecto y del manejo de las expectativas.

 

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