Project Management

Cómo elegir al equipo adecuado para ejecutar mi proyecto

Cómo elegir al equipo adecuado para ejecutar mi proyecto

El talento humano es hoy más que nunca uno de los factores más influyentes a la hora de determinar el éxito de un proyecto. Cuando la ventaja competitiva no radica en poseer la tecnología más avanzada, todo el esfuerzo se concentra en conseguir el equipo más preparado para ejecutar tareas cada vez más complejas y que requieren de mayor responsabilidad y capacidad de decisión. Esta tarea de captar talento, esencial en la labor de dirección de cualquier empresa, da como resultado la creación de los equipos humanos adecuados para conseguir los objetivos del proyecto.

 

Aspectos que debes tener en cuenta a la hora de elegir a tu equipo

Factores ambientales de la empresa. Piensa que estás seleccionando personas, y que estas personas deben adaptarse tanto a tu forma de pensar como gestor líder de un proyecto como al trabajo con otros miembros del equipo. Eso no significa que todas las personas con las que cuentes deban tener perfiles o personalidades similares. Muy al contrario, los expertos indican que perfiles complementarios consiguen equipos de trabajo más creativos si consiguen poner en marcha mecanismos de intercambio de ideas que enriquecen el conjunto de los resultados. Para poner en marcha un equipo de trabajo, cuentas tanto con las fuentes internas de tu propia empresa (bolsa de empleo, colaboradores habituales), como con fuentes externas, que cada vez adquieren mayor importancia. Usa el networking para que tus contactos te recomienden personas que podrían colaborar contigo. No olvides, por último, la formación de estas personas. Por muy cualificado que sea el perfil que escoges, lleva cierto tiempo aprender nuevos procesos de trabajo en nuevas organizaciones. Ten en cuenta, dentro del marco general de tu proyecto, cómo se va a articular esta formación, que disponibilidad van a tener estas personas para formarse y tú o el responsable designado para formarlas, cuál es su experiencia previa y qué impacto va a tener esta formación en el coste total de tu proyecto.

  • Activos de los procesos de la organización. Pocas son las empresas de tamaño medio hoy en día que no cuentan con un departamento de recursos humanos que puede ayudarte a reclutar, contratar y orientar al equipo del proyecto. No menosprecies esta ayuda, te ahorrará mucho tiempo. Además, en muchos casos estos departamentos cuentan con políticas, guías o procedimientos que regulan la asignación de personal que deberás respetar.
  • Organigrama del proyecto. Es el primer borrador de tu equipo que tendrás que elaborar, donde especificarás de manera general el número de personas necesarias para llevar a cabo el proyecto.
  • Roles y responsabilidades. En un momento dado, antes de formar el equipo de proyecto, tendrás que dedicar tiempo a definir los cargos, las habilidades y las competencias que debe poseer cada persona que interviene en tu proyecto. Una definición clara de los roles y las responsabilidades ayuda a conseguir eficiencia porque evita duplicidades de tareas o que algunas de ellas no se realicen porque no tienen un responsable concreto.
  • Plan de gestión del personal. En proyectos muy grandes, las distintas personas que forman el equipo de proyecto intervienen en distintas fases. En estos casos, junto al cronograma, es necesario establecer el reparto del personal en cada una de estas fases.

 

Técnicas en la adquisición de equipos

 Adquirir el equipo de trabajo es el proceso que consiste en identificar qué recursos hay disponibles y obtener aquellos que faltan y son necesarios para completar dicho equipo. Como jefe de proyecto, deberás negociar con el departamento de recursos humanos para que puedan proverte con el talento necesario y al coste que tienes previsto. Esta habilidad de negocioación por tu parte es esencial para el éxito del proyecto, ya que si fallas en conseguir el equipo adecuado puede afectar tanto a tu calendario como a tu presupuesto, la satisfacción del cliente, la calidad del resultado final y, en consecuencia, aumentar los riesgos y la incertidumbre que manejarás. Algunas técnicas que tendrás que manejar son:

  • Pre-asignación: en algunos proyectos existen perfiles que ya han sido designados por la organización de antemano. Puede deberse a compromisos adquiridos de antemano con estas personas como parte de su desarrollo profesional, por ejemplo. En tu caso, este factor te beneficiará o te perjudicará en función del perfil de dichos profesionales. En cualquier caso, debes contar con ello como parte de tu proceso de adquisición de equipos.
  • Negociación: en muchas organizaciones existen luchas internas por los recursos. Esto es, algunas personas están especialmente valoradas por su experiencia y su compromiso, por lo que tendrás que negociar con sus supervisores funcionales para conseguir que formen parte de tu equipo.
  • Adquisición: en caso de que la organización no posea suficientes recursos internamente, se tendrá que abrir un proceso de contratación para cubrir determinadas vacantes. Esto te permitirá seleccionar talento de fuentes externas, bien mediante contratación individual o subcontratación de los servicios de otra empresa.

Tener en cuenta todos estos aspectos a la hora de formar tu equipo de trabajo facilitará esta tarea clave y permitirá que cuentes con los perfiles adecuados para cada tarea y cada fase del proyecto.

 

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