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¿Qué es un libro de mantenimiento y para qué sirve?

libro de mantenimiento

La contabilidad de cualquier empresa necesita un soporte que generalmente es físico: el denominado libro de mantenimiento contable.

Estos documentos reúnen la información financiera de la empresa y otras operaciones relacionadas con su actividad comercial durante un período determinado, que puede ser mensual, trimestral, semestral o anual. Sin embargo, no deben confundirse con las hojas de gasto, documentos contables pero menos importantes que los libros.

Los libros de mantenimiento contable no tienen ninguna validez si no se legalizan de forma periódica ante las autoridades competentes. Esto se realiza con el objetivo de que su contenido no sea alterado posteriormente a la legalización.

 

¿Cuál es la vigencia de un libro de mantenimiento contable?

En España, el Código de Comercio estipula que un libro de mantenimiento contable debe conservarse durante un período de seis años, tiempo en el cual debe ser legalizado en el Registro Mercantil del sitio donde opere la empresa.

Además del libro de mantenimiento contable, todos los empresarios están obligados a presentar otra serie de documentos para avalar su actividad financiera y sus estados de cuenta, aunque no necesariamente de forma periódica. Entre ellos se destacan el libro de registro de socios, el libro de actas o el libro de acciones normativas.

El plazo para la presentación de estos libros es de cuatro meses a partir de la fecha de cierre de período; es decir, si una empresa cierra su período el 31 de julio del año en curso, tendrá hasta el 30 de noviembre para la presentación.

 

Libro de mantenimiento contable: usos y funciones

La idea básica del libro de mantenimiento contable es registrar las operaciones de una empresa en determinados períodos de actividad comercial. Sin embargo, también puede ser el soporte para otros conceptos. Veamos cuáles:

  • Realización de balances de largos períodos. En determinados momentos de la gestión, las empresas necesitan poner sobre la mesa las operaciones que corresponden a períodos de un año o más. En estos casos, un libro de este tipo se convierte en la principal fuente de información para los interesados.
  • Respaldo de la actividad ante las autoridades competentes. El libro de mantenimiento contable es una garantía para las autoridades competentes. Las empresas lo presentan para avalar su actividad comercial y demostrar que esta se encuentra dentro del marco legal exigido, el cual varía en función del lugar, región o país. También es un documento de gran valor cuando las empresas se enfrentan a procesos de auditorías internas o externas.
  • Planificar estrategias a medio o largo plazo. Cuando una empresa tiene planes de expansión, lo primero que hace es revisar sus estados de cuenta para poder determinar sus posibilidades de acción. El libro de mantenimiento es el mejor documento para ello, pues refleja con precisión los movimientos que han tenido lugar en un período comercial específico, su repercusión y los resultados obtenidos en términos de productividad y beneficios.

Para terminar, ten en cuenta que existen distintos tipos de libros de mantenimiento contable: de compraventas, de utilidades tributarias, de remuneraciones, libro auxiliar, libro diario y, por supuesto, el libro mayor o principal. Elegir uno u otro dependerá de la naturaleza de negocio y del tipo de operaciones comerciales.

 

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