Destrezas básicas para la gestión de equipos de proyectos

Imagina que eres un Project Manager al que acaban de asignar un proyecto en tu área de desempeño. Te documentas, buscas información al respecto, analizas el terreno en el que intervendrás y hasta estableces los recursos necesarios para la ejecución de las tareas. En últimas, participas desde el inicio del proceso. Más adelante, cuando debas apoyarte en uno o varios grupos de colaboradores, tendrás dos opciones: que el proyecto los haya definido con anterioridad o que seas tú quien nombre a esas personas que te acompañarán. Por supuesto, lo ideal es elegir la segunda alternativa. Está comprobado que los equipos funcionan mejor cuando el Project Manager los conforma en función de sus criterios y necesidades. Este proceso suele estar apoyado en el conocimiento de talentos o en la confianza de las personas elegidas. Eso no quiere decir que deba descartarse lo contrario. Sin embargo, es preciso saber que trabajar con un equipo desconocido es mucho más difícil. Se necesita un plazo para el acoplamiento entre sus miembros, la definición de sus roles y, sobre todo, para afianzar la cercanía entre el Project Manager y el resto del equipo.  

¿Qué implica la gestión de un equipo de proyecto?

Ahora, entrados ya en materia, permitirme una segunda aclaración: no es lo mismo dirigir a un equipo de trabajo de forma convencional que hacerlo dentro de un proyecto específico. ¿Por qué? Los proyectos, independientemente de su alcance, se definen sobre todo por las metas y los objetivos a los que aspiran. Son acciones coordinadas y orientadas a la consecución de fines específicos, bien sea de forma independiente o corporativa. Algunas empresas son proyectos en sí mismos; otros proyectos forman parte de las empresas. Sea como sea, lo cierto es que requieren una atención especial. Algo similar pasa con los equipos de trabajo de un proyecto: pueden ser subgrupos de una empresa o grupos independientes, tal como sucede con los equipos de consultoría externa que acuden a las empresas. Los equipos que surgen en una compañía tienen mayor sentido de pertenencia y pleno dominio del terreno. Los grupos externos, en cambio, ofrecen un análisis mucho más claro basado en la distancia con el objeto de estudio.  

Gestión de equipos de proyectos. ¿Hablamos de destrezas?

Todo lo anterior no tiene otra intención que señalar la singularidad que supone la gestión de equipos de trabajo dentro de un proyecto. Así que, puestos manos a la obra, definamos algunas destrezas básicas que debe tener cualquier profesional de la gestión que se dedique a ello. ¿De qué destrezas hablamos?

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  Compartir (siempre) la información. En un proyecto la información debe ser propiedad de todos sus integrantes. Cuando más transparente sea todo el proceso, mejores serán los resultados.

• Es preciso fomentar la disciplina entre los colaboradores. Pero no la disciplina por sí sola, sino enfocada a la consecución de los objetivos.

• No olvides la motivación. Sin embargo, a la disciplina debes añadirle una buena dosis de motivación. Lo uno no funciona sin lo otro.

• Retroalimentación positiva. Habla con tus colaboradores cada vez que puedas. Y cuando lo hagas, asegúrate de que tus consejos les ayude a mejorar. Corrige los fallos, pero no insistas demasiado en lo negativo.

• Monitorización de tareas. Los procesos están divididos en tareas y por ello es fundamental realizar un seguimiento oportuno de las mismas.

• Fomenta la creatividad y la innovación. Por más definidas que estén las etapas de un proyecto, no te las tomes tan a pecho. Deja un margen para que los miembros de tu equipo puedan innovar y proponer ideas novedosas.